วิธีลงเวลาทำงานนอกสถานที่ ในระบบลงเวลาวันดี

ยุคนี้งานนอกออฟฟิศเป็นเรื่องปกติสำหรับหลายสายงาน ระบบวันดี (Onedee) จึงออกแบบให้ลงเวลาและติดตามชั่วโมงทำงานนอกสถานที่ผ่านมือถือได้สะดวกและแม่นยำ ทำให้การลงเวลาเข้าออกงานโปร่งใส ตรวจสอบได้ และเหมาะกับผู้ที่ต้องเดินทางไปหลายจุดในแต่ละเดือน

หากไม่มีสถานที่แน่นอน (Check-in)

การทำงานนอกสถานที่แบบไม่มีสถานที่แน่นอนเป็นเรื่องปกติสำหรับหลายตำแหน่ง ด้วยเหตุนี้ระบบวันดี (Onedee) จึงออกแบบฟีเจอร์ Check-in เพื่อช่วยให้พนักงานสามารถลงเวลาเข้า–ออกงานได้ ถึงแม้ไม่มึสถานที่ทำงานที่แน่นอน

ขั้นตอนการทำงาน

การลงงานแบบ Check-in จะเริ่มที่การลงเวลาของพนักงาน ตามด้วยการตรวจสถานที่โดยหัวหน้าก่อนนับเป็นการเข้างาน

ฝั่งพนักงาน

การ Check-in ทุกครั้งจะถูกบันทึกเป็นประวัติในระบบ สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ง่ายและทุกจุด

1. เลือกสถานที่ทำงาน ระบบจะตรวจสอบตำแหน่ง GPS เพื่อยืนยันว่าอยู่ในพื้นที่
2. กดปุ่ม Check-in และระบบจะบันทึกเวลาและตำแหน่งโดยอัตโนมัติ
3. แนบหมายเหตุ เข่นรายละเอียดงาน ชื่อลูกค้า หรือกิจกรรมที่เข้าพบ

ฝั่งหัวหน้างาน

หลังจากพนักงาน Check-in ระบบวันดีจะแจ้งเตือนไปยังหัวหน้างาน เพื่อทำการตรวจสอบและอนุมัติ

1. หัวหน้างานทำการตรวจสอบ ตำแหน่ง GPS และเวลาที่พนักงานลงเวลา
2. กด Convert to Clock เพื่อยืนยันว่าถูกต้อง หากสถานที่เป็นที่ทำงานจริง
3. ระบบจะนับว่าเข้างาน และนำชั่วโมงทำงานไปคำนวณขาดลามาสายหลังการยืนยัน

การลงเวลาแบบนี้เหมาะกับใคร

การลงเวลาแบบ Check-in เหมาะกับพนักงานที่บางทีจะไม่มีสถานที่ทำงานที่แน่นอน หรือต้องเคลื่อนที่ตลอด เช่น:

• Sales Staff: เดินทางพบลูกค้า เดินทางตามความจำเป็น คาดการณ์ยาก
• Account Managers: ดูแลลูกค้าหลายราย และต้องลงพื้นที่หลายแห่ง
• Lawyers / Consultants: เดินทางพบลูกค้าตามความจำเป็น
  

เซ็ทง่ายและไม่ต้องตรวจสอบ (GPS)

สำหรับงานที่ต้องทำงานอยู่ที่เดียวเป็นอาทิตย์หรือเป็นเดือน ระบบวันดี (Onedee) รองรับการลงเวลาผ่าน GPS Location เพื่อยืนยันว่าพนักงานอยู่ที่สถานที่ทำงานจริง ต่างกับการลงเวลาแบบ Check-in การลงเวลาด้วย GPS Location จะนับเป็นการเข้างานทันที

ขั้นตอนการทำงาน

การใช้ GPS Location จะเริ่มจากการสร้างจุดลงเวลาเข้าออกงาน ซึ่งพนักงานจะสามารถลงเวลาได้โดยไม่มีการตรวจโดยหัวหน้างาน

ฝั่งหัวหน้างาน

หัวหน้างานสามารถสร้างหรือเปลี่ยนจุดทำงานด้วย GPS Location ได้ในไม่กี่นาที เพียงแค่พิมพ์พิกัดและรัสมีในระบบ

1. สร้างจุดลงเวลาเข้าออกงาน โดยการค้นหาชื่อสถานที่ หรือพิมพ์เลขพิกัด
2. กำหนดรัสมีที่พนักงานต้องอยู่ เพื่อทำการลงเวลาเข้าออกงาน

ฝั่งพนักงาน

หลังจากจุดลงเวลาถูกสร้างขึ้น พนักงานจะสามารถลงเวลาเข้าออกงาน ซึ่งระบบจะนำชั่วโมงทำงานไปคำนวณอัตโนมัติ

1. ไปที่หน้า Clocking บนแอปมือถือวันดี
2. ระบบจะตรวจตำแหน่ง ของพนักงานด้วย GPS โดยอัตโนมัติ
3. กด Clock-in / Clock-out เมื่อเริ่มงานและเลิกงาน
4. แนบหมายเหตุ หรือรายละเอียดงาน ตามความจำเป็น

การลงเวลาแบบนี้เหมาะกับใคร

การลงเวลาแบบ GPS เหมาะกับงานที่มีจุดลงเวลาที่แน่นอน แต่เปลี่ยนบ่อยสถานที่บ่อย และอาจไม่มีหัวหน้างานตลอดเวลา เช่น:

• Store Clerk: เปลี่ยนตามสถานที่ขายของ เช่น ห้างสรรพสินค้า อีเว้นท์ ซึ่งอาจต่อเนื่องหลายวัน และไม่มีหัวหน้าคุมทุกวัน
• Restaurant Worker: เปลี่ยนสถานที่ทำอาหาร เช่น ตลาดกลางคืน ฟู้ดทรัค ซึ่งอาจต่อเนื่องหลายวัน และ ไม่มีหัวหน้าคุมทุกวัน

ลงเวลากับหัวหน้างาน (QR Code)

หากทุกครั้งที่ออกทำงานนอกสถานที่จะมีหัวหน้างานด้วยตลอดเวลา ระบบวันดี (Onedee) รองรับการลงเวลาผ่าน QR Code ที่เก็บไว้กับหัวหน้างานเพื่อให้พนักงานสแกนเมื่อเข้างาน

ซึ่งการลงเวลาแบบนี้จะต่างกับกับการ Check-in เพราะการลงเวลาด้วย QR Code จะนับเป็นการเข้างานทันที และต่างกับการลงเวลาด้วย GPS Location ตรงที่หัวหน้างานจะเห็นพนักงาน กันการแอบลงเวลาเมื่อเข้าในรัสมี

ขั้นตอนการทำงาน

การลงเวลาจะเริ่มจากการเตรียม QR Code เก็บไว้กับหัวหน้างาน ซึ่งพนักงานจะสามารถลงเวลาได้โดยการขอสแกนกับหัวหน้างาน

ฝั่งหัวหน้างาน

หัวหน้างานสามารถสร้าง QR Code เพื่อเก็บไว้กับตัว ทั้งในรูปแบบพิมพ์ หรือเป็นรูปในมือถือ และห้ามให้ใครแอบถ่าย

1. สร้าง QR Code ตั้งชื่อตามหัวหน้างาน ไม่ใช่สถานที่
2. พิมพ์หรือบันทึกรูป QR Code ไว้ในมือถือหัวหน้างาน

ฝั่งพนักงาน

หลังจากจุดลงเวลาถูกสร้างขึ้น พนักงานจะสามารถลงเวลาเข้าออกงาน ซึ่งระบบจะนำชั่วโมงทำงานไปคำนวณอัตโนมัติ

1. ไปที่หน้า Clocking บนแอปมือถือวันดี
2. กด Clock-in / Clock-out เมื่อเริ่มงานและเลิกงาน
3. ขอสแกน QR Code กับหัวหน้างานเพื่อยืนยัน
4. แนบหมายเหตุ หรือรายละเอียดงาน ตามความจำเป็น

การลงเวลาแบบนี้เหมาะกับใคร

การลงเวลาแบบ QR Code เหมาะกับงานที่มีจุดลงเวลาที่แน่นอน แต่เปลี่ยนบ่อยสถานที่บ่อย เข่นเดียวกับ GPS Location แต่มีหัวหน้างานตลอดเวลา ซึ่งจะแก้จุดบอดเรื่องการแอบลงเวลาเมื่อเข้าในรัสมีของ GPS Location ได้

• Event Staff: เปลี่ยนตามสถานที่จัดงานอีเวนท์ มีหัวหน้าอีเว้นท์ คอยคุมและรันงานให้ราบรื่น
• Construction Worker: เปลี่ยนสถานที่ตามไซต์งานก่อสร้าง มีหัวหน้าไซต์ก่อสร้าง คอยคุมหน้างานตลอดเวลา