ในยุคที่การบริหารทรัพยากรมนุษย์ (HR) กลายเป็นส่วนสำคัญของความสำเร็จในองค์กรต่างๆ การมีระบบที่สามารถช่วยให้การจัดการเวลาการทำงานของพนักงานเป็นไปอย่างมีระเบียบและแม่นยำก็เป็นสิ่งที่ไม่อาจมองข้ามได้ หนึ่งในเครื่องมือที่สำคัญในการจัดการนี้คือ “แบบฟอร์มตารางการทำงาน” หรือ “ตารางกะทำงาน” ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ทั้ง HR และผู้ประกอบการสามารถติดตามการทำงานของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังช่วยในด้านการจัดสรรทรัพยากรบุคคล และการวางแผนการทำงานในองค์กรได้อย่างมีระบบอีกด้วย
ความสำคัญของตารางการทำงาน ในองค์กร
การจัดการเวลาทำงานของพนักงานเป็นส่วนสำคัญที่มีผลต่อการดำเนินงานในองค์กร การใช้ แบบฟอร์มตารางการทำงาน หรือ ตารางกะทำงาน เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการจัดระเบียบการทำงาน ทำให้สามารถตรวจสอบชั่วโมงการทำงานและผลการดำเนินงานได้อย่างถูกต้อง นอกจากนี้ยังช่วยในการลดข้อผิดพลาดจากการจัดการเวลาของพนักงาน และทำให้การคำนวณค่าแรงค่าตอบแทนต่างๆ เป็นไปอย่างแม่นยำ
องค์ประกอบที่สำคัญในแบบฟอร์มตารางการทำงาน
ในการออกแบบ ตารางการทำงาน หรือ ตารางกะทำงาน ที่เหมาะสมและสามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพในองค์กร ควรมีองค์ประกอบดังนี้:
1. วันและเวลา
- วันและเดือน: ต้องระบุวันและเดือนที่พนักงานทำงานเพื่อให้สามารถติดตามและตรวจสอบข้อมูลได้ง่าย
- ช่วงเวลา: สำหรับตารางการทำงานในกรณีที่มีการแบ่งเป็นกะ (Shift) ควรระบุเวลาเริ่มงานและเวลาสิ้นสุดงานในแต่ละกะอย่างชัดเจน
2. ชื่อพนักงานและตำแหน่ง
- ต้องมีการบันทึกชื่อพนักงานและตำแหน่ง เพื่อให้สามารถตรวจสอบได้ว่าแต่ละคนทำงานในช่วงเวลาใดบ้างและในหน้าที่อะไร
- ช่วยให้ HR หรือผู้บริหารทราบว่าแผนกใดมีการทำงานขาดหรือเกินเวลามากน้อยเพียงใด
3. กะทำงาน (Shift)
- ประเภทกะ: การทำงานอาจแบ่งออกเป็นหลายประเภท เช่น กะเช้า, กะบ่าย, กะกลางคืน หรือกะพิเศษ ซึ่งสามารถระบุในตารางนี้ได้
- จำนวนชั่วโมงที่ทำงาน: สำหรับแต่ละกะ ควรระบุชั่วโมงที่พนักงานทำงานจริง รวมถึงเวลาพัก (ถ้ามี) เพื่อคำนวณชั่วโมงการทำงานที่แท้จริง
4. หมายเหตุหรือข้อมูลเพิ่มเติม
- หากมีการทำงานล่วงเวลา (OT) หรือมีการเปลี่ยนแปลงกะทำงาน ควรมีช่องให้บันทึกข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อให้ HR สามารถติดตามได้
- หมายเหตุ: เช่น การเปลี่ยนกะงานล่วงหน้า หรือการขาดงานเพื่อเหตุผลพิเศษ
5. การอนุมัติจากหัวหน้างาน
- ในบางกรณี ลายเซ็นของหัวหน้างาน หรือการอนุมัติในตารางการทำงานเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยให้ข้อมูลได้รับการตรวจสอบและยืนยันความถูกต้อง โดยสามารถป้องกันข้อผิดพลาดจากการบันทึกข้อมูลได้
วิธีการสร้าง ตารางกะทำงาน อย่างมืออาชีพ
การสร้าง ตารางกะทำงาน ที่มีประสิทธิภาพต้องใช้เครื่องมือที่เหมาะสมและขั้นตอนการออกแบบที่รอบคอบ เพื่อให้สามารถใช้งานได้ง่ายและตรวจสอบข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว
1. กำหนดข้อมูลที่ต้องการบันทึก
- ก่อนที่จะเริ่มสร้าง ตารางกะทำงาน ควรกำหนดข้อมูลที่ต้องการบันทึกให้ชัดเจน เช่น ชื่อพนักงาน, วันที่ทำงาน, ช่วงเวลาการทำงาน, เวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดงาน, เวลาพัก, หมายเหตุเพิ่มเติม และการอนุมัติจากหัวหน้างาน
- ข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้ HR สามารถติดตามและคำนวณชั่วโมงการทำงานได้อย่างแม่นยำ
2. เลือกเครื่องมือในการสร้างตาราง
การสร้าง ตารางกะทำงาน สามารถทำได้โดยใช้เครื่องมือหลายประเภท เช่น:
- โปรแกรม Excel หรือ Google Sheets: เครื่องมือเหล่านี้มีความยืดหยุ่นสูงในการสร้างตารางที่สามารถปรับเปลี่ยนตามความต้องการ โดยสามารถใช้สูตรในการคำนวณชั่วโมงทำงานและโอทีได้อย่างง่ายดาย
- โปรแกรม HR Management Systems (HRMS): หากองค์กรมีการใช้ซอฟต์แวร์บริหารทรัพยากรบุคคล ซอฟต์แวร์เหล่านี้มักมีฟังก์ชั่นที่ช่วยในการสร้างและจัดการตารางกะทำงาน รวมถึงการคำนวณค่าแรงและโอทีโดยอัตโนมัติ
3. ออกแบบตารางกะทำงาน
- คอลัมน์หลัก: ควรมีคอลัมน์ที่ระบุข้อมูลสำคัญ เช่น วันที่, ชื่อพนักงาน, ประเภทกะ, เวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดงาน, เวลาพัก, ชั่วโมงทำงานรวม, หมายเหตุ, และการอนุมัติจากหัวหน้างาน
- การคำนวณชั่วโมงทำงาน: สามารถใช้สูตรคำนวณใน Excel, Google Sheets หรือโปรแกรม HRM เพื่อหาชั่วโมงทำงานรวม เช่น คำนวณจากเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดการทำงาน รวมถึงการหักเวลาพัก
- การใช้สีหรือไอคอน: การใช้สีหรือไอคอนเพื่อทำเครื่องหมายสิ่งที่สำคัญ เช่น การทำงานล่วงเวลา หรือการเปลี่ยนแปลงกะ ช่วยให้การตรวจสอบข้อมูลง่ายขึ้น
4. การตรวจสอบและอนุมัติ
- หลังจากที่ตารางกะทำงานถูกสร้างขึ้นแล้ว ควรให้ หัวหน้างาน หรือ ผู้จัดการ ตรวจสอบและ อนุมัติ ตารางนั้น โดยการลงลายเซ็นหรือการยืนยันผ่านระบบออนไลน์ เพื่อยืนยันว่าข้อมูลถูกต้อง
5. การติดตามและการปรับปรุง
- หลังจากการอนุมัติและการจัดทำตารางกะทำงานแล้ว ฝ่าย HR ควรมีระบบในการติดตามผลการทำงานและชั่วโมงการทำงานของพนักงาน เพื่อให้สามารถตรวจสอบได้ว่ามีข้อผิดพลาดหรือการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่เกิดขึ้น
- หากพบข้อผิดพลาดหรือการเปลี่ยนแปลงในตารางกะทำงาน ควรมีการปรับปรุงและอัปเดตตารางให้ทันที เพื่อให้ข้อมูลในตารางเป็นปัจจุบันและถูกต้อง
| วันที่ | ชื่อพนักงาน (Employee Name) | ตำแหน่ง (Position) | ประเภทกะ (Shift Type) | เวลาเริ่มงาน (Start Time) | เวลาหยุดพัก (Break Time) | เวลาออกงาน (End Time) | ชั่วโมงทำงานรวม (Total Hours Worked) | หมายเหตุ (Notes) | อนุมัติหัวหน้างาน (Supervisor Approval) |
| 2024-11-01 | John Doe | พนักงานขาย (Sales) | กะเช้า (Morning Shift) | 08:00 AM | 12:00 PM – 01:00 PM | 05:00 PM | 8.00 | No OT | [ลายเซ็นหัวหน้างาน] |
| 2024-11-01 | Jane Smith | HR | กะบ่าย (Afternoon Shift) | 01:00 PM | 05:00 PM – 06:00 PM | 09:00 PM | 7.00 | 1 hour OT | [ลายเซ็นหัวหน้างาน] |
| 2024-11-02 | Peter Pan | การตลาด (Marketing) | กะกลางคืน (Night Shift) | 09:00 PM | 02:00 AM – 03:00 AM | 06:00 AM | 9.00 | No OT | [ลายเซ็นหัวหน้างาน] |
| 2024-11-03 | Mary Ann | IT | กะเช้า (Morning Shift) | 08:30 AM | 12:00 PM – 01:00 PM | 05:30 PM | 8.00 | No OT | [ลายเซ็นหัวหน้างาน] |
| 2024-11-04 | Tom Green | การเงิน (Finance) | กะพิเศษ (Special Shift) | 07:00 AM | 12:00 PM – 01:00 PM | 04:00 PM | 8.00 | งานพิเศษ | [ลายเซ็นหัวหน้างาน] |
| 2024-11-04 | Susan Brown | พนักงานรับโทรศัพท์ (Call Center) | กะบ่าย (Afternoon Shift) | 01:30 PM | 06:00 PM – 07:00 PM | 10:00 PM | 8.50 | 30 mins OT | [ลายเซ็นหัวหน้างาน] |
ประเภทตารางกะทำงาน: การจัดการกะรายสัปดาห์และรายเดือนอย่างมีประสิทธิภาพ
ประเภทตารางกะทำงาน มี 2 แบบ
ได้แก่ ตารางกะรายสัปดาห์ และ ตารางกะรายเดือน โดยแต่ละประเภทนั้นมีข้อดีและการใช้งานที่แตกต่างกัน
1. ตารางกะทำงานรายสัปดาห์ (Weekly Shift Schedule)
ตารางกะรายสัปดาห์เป็นประเภทตารางที่มีการแบ่งเวลาทำงานของพนักงานเป็นสัปดาห์ต่อสัปดาห์ โดยแต่ละพนักงานจะได้รับการหมุนเวียนกะทำงานในแต่ละวัน หรือทำงานตามเวลาที่กำหนดในแต่ละสัปดาห์ การจัดตารางกะรายสัปดาห์มีข้อดีในด้านการจัดการที่สามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความต้องการขององค์กรหรือพนักงาน
ลักษณะของตารางกะรายสัปดาห์:
- ระยะเวลา: ทำงานในระยะเวลาหนึ่งสัปดาห์ (7 วัน)
- การหมุนเวียนกะ: พนักงานจะทำงานในกะต่าง ๆ ตามที่กำหนด เช่น กะเช้า, กะบ่าย, หรือกะกลางคืน ซึ่งสามารถหมุนเวียนกันได้
- จำนวนชั่วโมงทำงาน: กำหนดจำนวนชั่วโมงการทำงานที่แน่นอน เช่น 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์
ตัวอย่างตารางกะรายสัปดาห์:
| วัน/สัปดาห์ | ชื่อพนักงาน | กะทำงาน | เวลาเริ่มต้น | เวลาเสร็จสิ้น | ชั่วโมงทำงาน | หมายเหตุ |
| จันทร์ | สมชาย | กะเช้า | 06:00 น. | 14:00 น. | 8 ชั่วโมง | – |
| อังคาร | สมชาย | กะบ่าย | 14:00 น. | 22:00 น. | 8 ชั่วโมง | – |
| พุธ | สมชาย | กะกลางคืน | 22:00 น. | 06:00 น. | 8 ชั่วโมง | – |
ข้อดีของตารางกะรายสัปดาห์:
- การหมุนเวียนกะที่ยืดหยุ่น: การหมุนเวียนกะทำงานในแต่ละสัปดาห์ช่วยให้พนักงานสามารถปรับตัวได้ง่าย
- สามารถวางแผนล่วงหน้าได้: ช่วยให้ HR และพนักงานสามารถวางแผนตารางเวลาได้ล่วงหน้า ทำให้การจัดการงานมีความชัดเจน
- เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการการเปลี่ยนแปลงกะบ่อย: เช่น อุตสาหกรรมการผลิต, ธุรกิจบริการที่ต้องการให้พนักงานทำงานในหลายกะ
2. ตารางกะทำงานรายเดือน (Monthly Shift Schedule)
ตารางกะทำงานรายเดือนนั้นช่วยให้องค์กรสามารถวางแผนการทำงานของพนักงานได้ในระยะยาว โดยจะกำหนดตารางกะของพนักงานในแต่ละเดือน การจัดตารางกะในลักษณะนี้มักใช้ในองค์กรที่ต้องการรักษาความสม่ำเสมอในกะทำงานของพนักงานและไม่ต้องการให้มีการเปลี่ยนแปลงบ่อย
ลักษณะของตารางกะรายเดือน:
- ระยะเวลา: กำหนดตารางการทำงานในระยะเวลาหนึ่งเดือน
- การหมุนเวียนกะ: โดยทั่วไปแล้ว จะกำหนดการทำงานในแต่ละกะไว้ตลอดทั้งเดือน พนักงานอาจทำงานกะเดียวตลอดทั้งเดือน หรือมีการหมุนเวียนในบางกรณี
- จำนวนชั่วโมงทำงาน: ตกลงในชั่วโมงการทำงานรวมตลอดทั้งเดือน เช่น 160 ชั่วโมงต่อเดือน
ตัวอย่างตารางกะรายเดือน:
| วัน/เดือน | ชื่อพนักงาน | กะทำงาน | เวลาเริ่มต้น | เวลาเสร็จสิ้น | ชั่วโมงทำงาน | หมายเหตุ |
| 1-5 ก.ค. 2024 | สมชาย | กะเช้า | 06:00 น. | 14:00 น. | 40 ชั่วโมง | – |
| 6-10 ก.ค. 2024 | สมชาย | กะบ่าย | 14:00 น. | 22:00 น. | 40 ชั่วโมง | – |
| 11-15 ก.ค. 2024 | สมชาย | กะกลางคืน | 22:00 น. | 06:00 น. | 40 ชั่วโมง | – |
ข้อดีของตารางกะรายเดือน:
- การวางแผนระยะยาว: พนักงานสามารถวางแผนเวลาของตนได้ล่วงหน้าหลายสัปดาห์หรือหลายเดือน
- คำนวณค่าแรงได้แม่นยำ: การคำนวณค่าแรงจากชั่วโมงทำงานทั้งหมดในเดือนมีความแม่นยำมากขึ้น
- เหมาะสำหรับองค์กรที่มีตารางงานคงที่: เช่น องค์กรที่ไม่มีความต้องการเปลี่ยนแปลงกะทำงานบ่อย ๆ หรือพนักงานที่ทำงานในลักษณะเดิมตลอดทั้งเดือน
การเลือกใช้ตารางกะทำงานที่เหมาะสม
ทั้งตารางกะทำงานรายสัปดาห์และรายเดือนต่างมีข้อดีและการใช้งานที่เหมาะสมกับแต่ละประเภทขององค์กร ซึ่ง HR ควรพิจารณาจากลักษณะของงานและความต้องการของพนักงาน เพื่อเลือกใช้ตารางกะที่ตอบโจทย์การดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ
- ตารางกะรายสัปดาห์ เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการความยืดหยุ่นในการจัดตารางกะ และสามารถปรับเปลี่ยนตามความต้องการของพนักงาน
- ตารางกะรายเดือน เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการความคงที่และการวางแผนระยะยาวในการจัดการกะทำงาน
การเลือกประเภทของตารางกะทำงานที่เหมาะสมกับองค์กรจะช่วยให้การจัดการพนักงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ลดปัญหาการขาดแคลนหรือการทำงานเกินเวลา และส่งผลต่อการพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานของทีมได้อย่างยั่งยืน
ดาวน์โหลดตารางกะทำงาน แบบฟอร์มตารางการทำงาน จาก OneDee ได้เลย
เลือกใช้ OneDee วันนี้ ทดลองใช้ฟรี! พร้อมรับประโยชน์มากมายสำหรับ HR ด้วยฟังก์ชั่นที่หลากหลายครบในระบบเดียว เช่น ระบบเงินเดือน, ระบบจัดกะตารางงาน, ระบบลงเวลาทำงาน, ระบบแบบฟอร์มคำขอ, ระบบลางาน, ระบบแชทคุยงาน, ระบบมอบหมายงาน, ปฏิทินวันหยุด
