วิธีลงเวลาทำงานตามชั่วโมงทำงาน ในระบบลงเวลาวันดี

การตั้งเวลาทำงานตามชั่วโมงทำงานในระบบวันดี ช่วยให้การลงเวลาเข้าออกงานของทีมเป็นระบบและแม่นยำมากขึ้น ระบบจะคำนวณเวลาเข้า–ออกอัตโนมัติ และลดงานตั้งค่าที่ซ้ำซ้อนสำหรับ HR

ความแตกต่างจากตารางกะ

เวลาพูดถึง “เวลาเข้างาน” หลายคนมักคิดว่าชั่วโมงทำงานและตารางกะเหมือนกัน แต่จริงๆ แล้วในระบบวันดี (Onedee) ทั้งสองมีความหมายและการใช้งานที่ต่างกัน

ตารางกะ (Shifts)

ในระบบวันดี ตารางกะ (Shifts) หมายถึง ช่วงเวลาทำงานที่พนักงานถูกกำหนดให้ทำงาน ระบบสามารถจัดกะให้เหมาะกับลักษณะงานของแต่ละทีมได้ ไม่ว่าจะเป็น พนักงานบริการ หรือโรงงานที่ทำงานหลายกะต่อวัน

ความพิเศษของตารางกะคือ สามารถมีหรือไม่มีชั่วโมงทำงานแน่นอน ขึ้นอยู่กับรูปแบบงาน เช่น บางทีมทำงานตามเวลาเข้มงวด ขณะที่บางทีมต้องเวียนกะหรือทำงาน 24 ชั่วโมง

มีการจำกัดการเข้างานสาย

สำหรับงานที่มีเวลาเปิด–ปิดชัดเจน เช่น ร้านอาหาร ร้านสะดวกซื้อ หรือธุรกิจบริการ การ เข้าสายควรจำกัดให้น้อยที่สุด เพื่อให้การให้บริการลูกค้าและการทำงานร่วมกับทีมเป็นไปอย่างราบรื่น

การกำหนดกะล่วงหน้าในระบบวันดีช่วยให้ หัวหน้างานและพนักงานเห็นภาพชัดเจน ว่าใครต้องทำงานเวลาใด และสามารถตรวจสอบเวลาทำงานได้ทันที ทำให้การวางแผนและการจัดการเวลางานมีประสิทธิภาพ โปร่งใส และสอดคล้องกับความต้องการของทีม

จัดกะแบบหมุนเวียน

ระบบวันดีช่วยให้การจัดตารางกะสามารถ หมุนเวียนตามวัน ได้ ทำให้พนักงานบางคนทำกะเช้า บางคนกะบ่าย หรือกะดึกในสัปดาห์เดียวกัน ช่วยให้การบริหารแรงงานมีความยืดหยุ่นและสมดุล

ตัวอย่างช่วงเวลาและประเภทกะ

• กะเช้า: 08:00 – 17:00 น.
• กะบ่าย: 13:00 – 22:00 น.
• กะดึก: 22:00 – 07:00 น.

ตัวอย่างการเวียนกะในสัปดาห์:

• วันจันทร์ พนักงาน A ทำกะเช้า, พนักงาน B ทำกะบ่าย, พนักงาน C ทำกะดึก
• วันอังคาร พนักงาน A ทำกะบ่าย, พนักงาน B ทำกะดึก, พนักงาน C ทำกะเช้า

การเวียนกะแบบนี้ช่วยให้พนักงาน ได้สัมผัสกะต่าง ๆ อย่างสมดุล และช่วยให้หัวหน้างาน วางแผนการทำงานของทีมได้ง่ายขึ้น

การทำงานในวันหยุด

บางตำแหน่ง เช่น พนักงานร้านอาหาร หรือโรงงาน อาจมีความจำเป็นต้อง ทำงานในวันหยุดปกติ ระบบวันดีช่วยให้บันทึก วันทำงานพิเศษเหล่านี้ ได้อย่างแม่นยำ ทำให้สามารถคำนวณ ชั่วโมงทำงานจริงและโอที ได้ครบถ้วน โปร่งใส และสะดวกต่อการตรวจสอบ

รองรับกะทำงานข้ามวัน

สำหรับพนักงานที่ทำงาน กะดึกหรือข้ามวัน เช่น 23:00 – 07:00 น. ระบบวันดีสามารถ บันทึกเวลาเข้า–ออกข้ามวันได้อัตโนมัติ พร้อมคำนวณชั่วโมงทำงานจริงอย่างแม่นยำ ช่วยลดความสับสนเรื่องเวลาและการคำนวณโอที ทำให้การจัดการเวลาทำงานเป็นระบบและโปร่งใส

สร้างกะทำงานแบบโอที (OT Shift)

ในระบบผู้ดูแลสามารถสร้าง กะทำงานแบบโอที (OT Shift) ได้ เพื่อรองรับพนักงานที่ต้องทำงานเกินเวลาปกติ เช่น หลังเลิกกะหลัก หรือในวันหยุดพิเศษ เช่น

• OT กะเย็น 18:00 – 21:00 น.
• OT กะเสาร์ 09:00 – 15:00 น.

ระบบจะบันทึกกะโอทีแยกจากกะหลักโดยอัตโนมัติ ช่วยให้ทั้งพนักงานและหัวหน้างานตรวจสอบชั่วโมงทำงานได้ง่าย และมั่นใจว่าการคำนวณค่าจ้าง ถูกต้อง โปร่งใส และตรวจสอบได้ทุกขั้นตอน

ตารางกะเหมาะกับงานแบบไหน

ตารางกะเหมาะสำหรับพนักงานที่มี เวลาทำงานเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ หรือมีรูปแบบการทำงานไม่ตายตัว เช่น

• พนักงานโรงงานที่ต้องสลับกะเช้า–บ่าย–ดึก
• พนักงานร้านอาหารที่มีเวลาทำงานแตกต่างกันในแต่ละวัน
• พนักงานร้านสะดวกซื้อที่เปิดบริการ 24 ชั่วโมง
• แผนกบริการ เช่น รปภ. หรือ Call Center ที่ต้องมีคนประจำตลอดเวลา

หากนี่คือรูปแบบการลงเวลาของคุณ สามารถดูวิธีเพิ่มเติมได้ที่ ลงเวลาทำงานตามตารางกะ

ชั่วโมงทำงาน (Working Hours)

ในระบบวันดี การใช้ชั่วโมงทำงาน (Working Hours) จะมีลักษณะเฉพาะที่เหมาะกับพนักงานบางประเภท เช่น พนักงานออฟฟิศ โดยสามารถสรุปลักษณะเฉพาะได้ดังนี้

เวลาเข้างาน–เลิกงานชัดเจน

เวลาการเข้า–ออกงานของพนักงานถูกกำหนดอย่างชัดเจน ทำให้ทั้งพนักงานและหัวหน้างานสามารถตรวจสอบเวลาทำงานจริงในแต่ละวันได้ง่าย ระบบวันดีจะบันทึกเวลาเข้า–ออกอัตโนมัติตามเวลาที่กำหนด ช่วยให้การคำนวณค่าจ้างและตรวจสอบเวลาทำงานเป็นไปอย่างแม่นยำและโปร่งใส

ความยืดหยุ่นในการเริ่ม–เลิกงาน

ระบบวันดีรองรับ Flexi-hours หรือเวลาทำงานแบบยืดหยุ่น ทำให้พนักงานสามารถเริ่มงานช้าหรือเลิกงานช้ากว่าเวลาปกติได้ภายใต้เงื่อนไขที่บริษัทกำหนด เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการความยืดหยุ่นในการทำงานโดยไม่กระทบชั่วโมงรวมต่อวัน

จำกัดเวลาทำงานภายในวันเดียว

ชั่วโมงทำงานในระบบวันดีจะถูกจำกัด ภายในวันเดียว พนักงานไม่สามารถบันทึกเวลาทำงานข้ามวันได้ ซึ่งช่วยลดความซับซ้อนในการคำนวณชั่วโมงและโอที ทำให้การตรวจสอบเวลาทำงานเป็นเรื่องง่าย โปร่งใส และแม่นยำ

ไม่มีโอที ยกเว้นในกรณีพิเศษ

ชั่วโมงทำงานมาตรฐานจะ ไม่รวมโอที เว้นแต่พนักงานจะขออนุมัติ OT ผ่านแบบฟอร์มในระบบวันดี วิธีนี้ช่วยให้การจัดการเวลาทำงานล่วงเวลาเป็นไปอย่างเป็นระบบ ลดความผิดพลาดในการคำนวณค่าตอบแทน และตรวจสอบง่าย

กำหนดชั่วโมงทำงานให้ทั้งบริษัท

ระบบวันดีมีค่าเริ่มต้นสำหรับ Working Hours ที่สามารถปรับแก้ได้ตามความเหมาะสมของแต่ละทีมหรือแผนก เพียงตั้งค่า ครั้งเดียว ระบบจะใช้กับทุกคนในทีมโดยอัตโนมัติ

ข้อดีของการลงเวลางานแบบนี้

• ตั้งค่าเพียงครั้งเดียว ใช้ได้กับทุกคนในทีม
• ลดความผิดพลาดในการลงเวลาและคำนวณชั่วโมงทำงาน
• เหมาะกับออฟฟิศหรือทีมขนาดเล็กที่เวลาทำงานคงที่

กำหนดเวลาเข้า–ออกงาน

สามารถตั้งเวลา เข้างาน–เลิกงาน ได้ตามความจริง เช่น

• เข้างาน 08.30 น.
• เลิกงาน 17.30 น.

ระบบจะบันทึกเวลาและคำนวณ ชั่วโมงทำงานจริง ให้ทั้งพนักงานและฝ่ายบุคคลตรวจสอบได้ทันที

กำหนดช่วงพักพนักงานตามความเหมาะสม

ระบบวันดีช่วยให้บริษัทกำหนด ช่วงเวลาพัก ของพนักงานได้ตามนโยบาย โดยเวลาพักจะถูกหักออกจากชั่วโมงทำงานอัตโนมัติ ทำให้คำนวณชั่วโมงทำงานได้แม่นยำ และตรวจสอบรายงานชั่วโมงทำงาน (Timesheet) ได้ง่ายๆ

ตั้งเกณฑ์มาสายและขาดงานอย่างยืดหยุ่น

ระบบวันดีช่วยกำหนดเกณฑ์การมาสายและขาดงานได้อย่างยืดหยุ่น เช่น

• มาสาย: กำหนดเวลาที่พนักงานสามารถมาสายได้ เช่น 15 นาที
• ขาดงาน: หากพนักงานมาสายเกินกว่าที่กำหนด เช่น มากกว่า 1 ชั่วโมง ระบบสามารถบันทึกเป็นขาดงานได้ หรือเลือกไม่บันทึก ขึ้นอยู่กับนโยบายของบริษัท

วิธีใช้งานฝั่งพนักงาน

1. พนักงานเข้าสู่แอพมือถือวันดี
2. กดปุ่มลงเวลาจากหน้าแรก
3. กดเลือกวิธีลงเวลา (เช่น GPS)

ระบบจะไม่เพียงตรวบสอบว่าคุณอยู่ที่สถานที่นั้นจริงรึเปล่า แต่จะตรวจสอบเวลาด้วย ว่าตรงกับ Working Hour หรือไม่ ซึ่งข้อมูลจะถูกบันทึกและนำไปคำนวณ ชั่วโมงทำงานจริง รวมไปถึงขาดลามาสาย

แยกชั่วโมงทำงานตามแผนก/สาขา

หากพนักงานในบางแผนก/สาขามีชั่วโมงทำงาน (Working Hours) ที่ต่างกัน หรือหากบางแผนก/สาขาต้องเข้างานตามตารางกะ (Shift) แทนชั่วโมงทำงาน ระบบวันดีสามารถเชื่อมต่อทั้งสองแบบได้อย่างยืดหยุ่น

ข้อดีของการลงเวลางานแบบนี้

• กำหนดเวลาเข้า–ออกพนักงานแต่ละสาขาหรือแผนก
• แยกทีมเฉพาะสาขาหรือแผนก
• ตรวจสอบเวลาทำงานเฉพาะสาขา ลดความซ้ำซ้อน

จัดกลุ่มพนักงานเข้าทีมและทีมย่อย

ในองค์กรที่มีรูปแบบการทำงานหลากหลาย เช่น พนักงานประจำ พนักงานกะ หรือพนักงานที่มีเวลาทำงานต่างกันในแต่ละแผนก การจัดการเวลาทำงานอาจเป็นเรื่องซับซ้อน แต่ระบบวันดีได้ออกแบบมาเพื่อให้จัดการได้ง่ายในที่เดียว 

ฝ่ายบุคคลสามารถจัดพนักงานเข้าแผนก/สาขา หรือทีมย่อย เพื่อแยกกลุ่มพนักงานที่ทำงานแบบกะ กับพนักงานที่มีชั่วโมงทำงานปกติ หรือแม้แต่กลุ่มที่มีชั่วโมงทำงานต่างกันในแต่ละแผนก ระบบจะดึงค่าการทำงานหลักของทีมมาใช้โดยอัตโนมัติหากไม่มีการตั้งค่าเฉพาะ ทำให้การบริหารเวลาหลายรูปแบบเป็นเรื่องง่าย ลดความซ้ำซ้อน และตรวจสอบข้อมูลได้อย่างโปร่งใสและแม่นยำในระบบเดียว

สำหรับแผนกที่ใช้ชั่วโมงทำงาน

ระบบวันดีรองรับการกำหนดชั่วโมงทำงานแตกต่างกันตามแต่ละแผนกหรือทีมย่อย ทำให้สามารถตั้งวันและเวลาเข้า–ออกงานเฉพาะสำหรับแต่ละทีมได้อย่างแม่นยำ เช่น ทีมขาย ทำงาน จันทร์–ศุกร์ เวลา 09.00–18.00 น. ขณะที่ทีมคลังสินค้า ทำงาน จันทร์–เสาร์ เวลา 10.00–19.00 น. ระบบจะบันทึกเวลาเข้าออกของพนักงานแต่ละทีมอัตโนมัติ พร้อมคำนวณชั่วโมงทำงานจริง ตรวจสอบการมาสาย ขาดงาน หรือการลงเวลาผิดพลาด

ตัวอย่างการใช้งานจริง:

• ทีมผลิต กำหนดเวลา จ–ศ 08.00–17.00 น.
  • ไม่ลงเวลาใน 15 นาที นับว่าสาย
  • ไม่ลงเวลาใน 60 นาที นับว่าขาดงาน
• ทีมบริการลูกค้า กำหนดเวลา จ–ส 10.00–19.00 น.
  • ไม่ลงเวลาใน 10 นาที นับว่าสาย
  • ไม่ลงเวลาใน 30 นาที นับว่าขาดงาน

ระบบช่วยให้ฝ่ายบุคคลจัดการเวลาของแต่ละแผนกได้สะดวก แม่นยำ และโปร่งใส ลดความซ้ำซ้อน และตรวจสอบข้อมูลเรียลไทม์ได้ง่าย

สำหรับแผนกที่ใช้ตารางกะ

สำหรับแผนกหรือสาขาที่ใช้ตารางกะ คุณไม่จำเป็นต้องกำหนดชั่วโมงทำงานให้กับทีมหรือทีมย่อยนั้น

แทนที่จะกำหนดชั่วโมงทำงาน คุณสามารถตารางกะสำหรับแต่ละแผนกหรือสาขาแทน ซึ่งหลังจากสร้างตารางกะเรียบร้อยแล้ว พนักงานเพียงลงเวลาตามตารางกะที่กำหนด ระบบจะบันทึกเวลาเข้า–ออกและคำนวณชั่วโมงทำงานให้อัตโนมัติ พร้อมรองรับการเพิ่มกะพิเศษในวันใดวันหนึ่ง เช่น งานดึก หรืองานโอที ระบบจะจับเวลาและคำนวณชั่วโมงเกินทันที

หากนี่คือรูปแบบการลงเวลาของคุณ สามารถดูวิธีเพิ่มเติมได้ที่ ลงเวลาทำงานตามตารางกะ