วิธีลงเวลาทำงานตามตารางกะ ในระบบลงเวลาวันดี

ในองค์กรที่มีหลายกะ ระบบวันดีช่วยให้พนักงานลงเวลาเข้าออกงานตามตารางกะได้ถูกต้องอัตโนมัติ ไม่ต้องจำเอง ลดปัญหาลงเวลาผิดกะ ข้อมูลเข้า–ออกถูกส่งให้ฝ่ายบุคคลตรวจสอบแบบเรียลไทม์ คำนวณชั่วโมงงานและโอทีแม่นยำ สะดวกและโปร่งใสในการจัดการเวลาในองค์กรหลายกะ

ความแตกต่างจากชั่วโมงทำงาน

เวลาพูดถึง “เวลาเข้างาน” หลายคนมักคิดว่าตารางกะและชั่วโมงทำงานเหมือนกัน แต่จริงๆ แล้วในระบบวันดี (Onedee) ทั้งสองมีความหมายและการใช้งานที่ต่างกัน

ชั่วโมงทำงาน (Working Hours)

ในระบบวันดี การใช้ชั่วโมงทำงาน (Working Hours) จะมีลักษณะเฉพาะที่เหมาะกับพนักงานบางประเภท เช่น พนักงานออฟฟิศ โดยสามารถสรุปลักษณะเฉพาะได้ดังนี้

เวลาเข้างาน–เลิกงานชัดเจน

เวลาการเข้า–ออกงานของพนักงานถูกกำหนดอย่างชัดเจน ทำให้ทั้งพนักงานและหัวหน้างานสามารถตรวจสอบเวลาทำงานจริงในแต่ละวันได้ง่าย ระบบวันดีจะบันทึกเวลาเข้า–ออกอัตโนมัติตามเวลาที่กำหนด ช่วยให้การคำนวณค่าจ้างและตรวจสอบเวลาทำงานเป็นไปอย่างแม่นยำและโปร่งใส

ความยืดหยุ่นในการเริ่ม–เลิกงาน

ระบบวันดีรองรับ Flexi-hours หรือเวลาทำงานแบบยืดหยุ่น ทำให้พนักงานสามารถเริ่มงานช้าหรือเลิกงานช้ากว่าเวลาปกติได้ภายใต้เงื่อนไขที่บริษัทกำหนด เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการความยืดหยุ่นในการทำงานโดยไม่กระทบชั่วโมงรวมต่อวัน

จำกัดเวลาทำงานภายในวันเดียว

ชั่วโมงทำงานในระบบวันดีจะถูกจำกัด ภายในวันเดียว พนักงานไม่สามารถบันทึกเวลาทำงานข้ามวันได้ ซึ่งช่วยลดความซับซ้อนในการคำนวณชั่วโมงและโอที ทำให้การตรวจสอบเวลาทำงานเป็นเรื่องง่าย โปร่งใส และแม่นยำ

ไม่มีโอที ยกเว้นในกรณีพิเศษ

ชั่วโมงทำงานมาตรฐานจะ ไม่รวมโอที เว้นแต่พนักงานจะขออนุมัติ OT ผ่านแบบฟอร์มในระบบวันดี วิธีนี้ช่วยให้การจัดการเวลาทำงานล่วงเวลาเป็นไปอย่างเป็นระบบ ลดความผิดพลาดในการคำนวณค่าตอบแทน และตรวจสอบง่าย

หากนี่คือรูปแบบการลงเวลาของคุณ สามารถดูวิธีเพิ่มเติมได้ที่ ลงเวลาทำงานตามชั่วโมง

ตารางกะ (Shifts)

ในระบบวันดี ตารางกะ (Shifts) หมายถึง ช่วงเวลาทำงานที่พนักงานถูกกำหนดให้ทำงาน ระบบสามารถจัดกะให้เหมาะกับลักษณะงานของแต่ละทีมได้ ไม่ว่าจะเป็น พนักงานบริการ หรือโรงงานที่ทำงานหลายกะต่อวัน

ความพิเศษของตารางกะคือ สามารถมีหรือไม่มีชั่วโมงทำงานแน่นอน ขึ้นอยู่กับรูปแบบงาน เช่น บางทีมทำงานตามเวลาเข้มงวด ขณะที่บางทีมต้องเวียนกะหรือทำงาน 24 ชั่วโมง

มีการจำกัดการเข้างานสาย

สำหรับงานที่มีเวลาเปิด–ปิดชัดเจน เช่น ร้านอาหาร ร้านสะดวกซื้อ หรือธุรกิจบริการ การ เข้าสายควรจำกัดให้น้อยที่สุด เพื่อให้การให้บริการลูกค้าและการทำงานร่วมกับทีมเป็นไปอย่างราบรื่น

การกำหนดกะล่วงหน้าในระบบวันดีช่วยให้ หัวหน้างานและพนักงานเห็นภาพชัดเจน ว่าใครต้องทำงานเวลาใด และสามารถตรวจสอบเวลาทำงานได้ทันที ทำให้การวางแผนและการจัดการเวลางานมีประสิทธิภาพ โปร่งใส และสอดคล้องกับความต้องการของทีม

จัดกะแบบหมุนเวียน

ระบบวันดีช่วยให้การจัดตารางกะสามารถ หมุนเวียนตามวัน ได้ ทำให้พนักงานบางคนทำกะเช้า บางคนกะบ่าย หรือกะดึกในสัปดาห์เดียวกัน ช่วยให้การบริหารแรงงานมีความยืดหยุ่นและสมดุล

ตัวอย่างช่วงเวลาและประเภทกะ

• กะเช้า: 08:00 – 17:00 น.
• กะบ่าย: 13:00 – 22:00 น.
• กะดึก: 22:00 – 07:00 น.

ตัวอย่างการเวียนกะในสัปดาห์:

• วันจันทร์ พนักงาน A ทำกะเช้า, พนักงาน B ทำกะบ่าย, พนักงาน C ทำกะดึก
• วันอังคาร พนักงาน A ทำกะบ่าย, พนักงาน B ทำกะดึก, พนักงาน C ทำกะเช้า

การเวียนกะแบบนี้ช่วยให้พนักงาน ได้สัมผัสกะต่าง ๆ อย่างสมดุล และช่วยให้หัวหน้างาน วางแผนการทำงานของทีมได้ง่ายขึ้น

การทำงานในวันหยุด

บางตำแหน่ง เช่น พนักงานร้านอาหาร หรือโรงงาน อาจมีความจำเป็นต้อง ทำงานในวันหยุดปกติ ระบบวันดีช่วยให้บันทึก วันทำงานพิเศษเหล่านี้ ได้อย่างแม่นยำ ทำให้สามารถคำนวณ ชั่วโมงทำงานจริงและโอที ได้ครบถ้วน โปร่งใส และสะดวกต่อการตรวจสอบ

รองรับกะทำงานข้ามวัน

สำหรับพนักงานที่ทำงาน กะดึกหรือข้ามวัน เช่น 23:00 – 07:00 น. ระบบวันดีสามารถ บันทึกเวลาเข้า–ออกข้ามวันได้อัตโนมัติ พร้อมคำนวณชั่วโมงทำงานจริงอย่างแม่นยำ ช่วยลดความสับสนเรื่องเวลาและการคำนวณโอที ทำให้การจัดการเวลาทำงานเป็นระบบและโปร่งใส

สร้างกะทำงานแบบโอที (OT Shift)

ในระบบผู้ดูแลสามารถสร้าง กะทำงานแบบโอที (OT Shift) ได้ เพื่อรองรับพนักงานที่ต้องทำงานเกินเวลาปกติ เช่น หลังเลิกกะหลัก หรือในวันหยุดพิเศษ เช่น

• OT กะเย็น 18:00 – 21:00 น.
• OT กะเสาร์ 09:00 – 15:00 น.

ระบบจะบันทึกกะโอทีแยกจากกะหลักโดยอัตโนมัติ ช่วยให้ทั้งพนักงานและหัวหน้างานตรวจสอบชั่วโมงทำงานได้ง่าย และมั่นใจว่าการคำนวณค่าจ้าง ถูกต้อง โปร่งใส และตรวจสอบได้ทุกขั้นตอน

ตารางกะเหมาะกับงานแบบไหน

ตารางกะเหมาะสำหรับพนักงานที่มี เวลาทำงานเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ หรือมีรูปแบบการทำงานไม่ตายตัว เช่น

• พนักงานโรงงานที่ต้องสลับกะเช้า–บ่าย–ดึก
• พนักงานร้านอาหารที่มีเวลาทำงานแตกต่างกันในแต่ละวัน
• พนักงานร้านสะดวกซื้อที่เปิดบริการ 24 ชั่วโมง
• แผนกบริการ เช่น รปภ. หรือ Call Center ที่ต้องมีคนประจำตลอดเวลา

รูปแบบ 2 วิธีในการจัดตารางกะด้วย Onedee

เพื่อให้ทุกบริษัทสามารถจัดกะได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทางเราจึงมีถึง 2 วิธีในการจัดกะ สำหรับทั้งบริษัทเล็กและบริษัทใหญ่ ซึ่งจะเป็นเครื่องมือสำคัญในการวางแผนงาน ตรวจสอบเวลาทำงาน และคำนวณค่าจ้าง

การจัดกะแบบรายบุคคล (Individual Shifts)

รูปแบบการสร้างตารางกะที่ผู้จัดกะสามารถกำหนดเวลาเข้า–ออกงานของพนักงานแต่ละคน เช่น พนักงานพาร์ทไทม์ที่เข้ามาช่วยงานเฉพาะบางวัน หรือ พนักงานบริการที่ต้องสลับรอบการทำงานไม่แน่นอน

โดยการจัดกะแบบรายบุคคลจะมีจุดเด่นสำคัญดังนี้

กำหนดเวลาเข้า–ออกงานได้รายคน

ระบบเปิดโอกาสให้ตั้งเวลาทำงานที่แตกต่างกันในแต่ละคนได้เช่น 

• พนักงาน A เข้างาน 09.00–18.00 น.
• ส่วนพนักงาน B ทำงาน 12.00–21.00 น.

ช่วยให้ผู้จัดกะสามารถควบคุมและติดตามเวลาได้ละเอียดถึงระดับบุคคล

กำหนดเงื่อนไขสายและขาดงาน

• ตั้งเกณฑ์การมาสาย เช่น มาสายเกินเวลาที่กำหนด
• ไม่ลงเวลาเข้า–ออกถือเป็นขาดงาน
• ช่วยฝ่ายบุคคลติดตามวินัยการทำงานได้ง่ายและชัดเจน

กำหนดประเภทโอที (OT) ได้ทุกชนิด

• กำหนดประเภท OT ตามเหมาะสม เช่น OT ปกติ, OT วันหยุด, ฯลฯ
• กำหนดเวลาเริ่ม–เลิกสำหรับแต่ละประเภท OT
• ระบบคำนวณชั่วโมงทำงานเกินและค่าจ้างอัตโนมัติ
• ช่วยให้การอนุมัติและจ่ายค่าตอบแทนโปร่งใสและตรวจสอบง่าย

แยกตารางกะตามแผนก/สาขา

สำหรับบริษัทที่มีหลายสาขา และมีผู้จัดการสาขาที่ต่างกัน การแยกตารางกะตามสาขาจะทำให้ทั้งสองสาขา สามารถถูกบริหารโดยผู้จัดการได้อย่างประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วยเหตุนี้ระบบวันดีจึงรองรับการสร้างตารางกะได้อย่างไม่จำกัด

คัดลอกกะรายสัปดาห์อัตโนมัติ

ไม่ต้องสร้างตารางใหม่ทุกครั้ง เพียงคลิก “คัดลอกกะ” ระบบจะนำข้อมูลกะจากสัปดาห์ก่อนมาใช้ซ้ำได้ทันที เหมาะสำหรับองค์กรที่มี ตารางงานประจำสัปดาห์ ทำให้การจัดกะรวดเร็ว สะดวก และลดงานซ้ำซ้อน

การจัดกะแบบรายกลุ่ม (Group Shifts)

การจัดกะแบบรายกลุ่มในระบบวันดีเหมาะสำหรับองค์กรที่มีพนักงานหลายคน โดยผู้จัดกะสามารถกำหนดเวลาเข้า–ออกงานได้รายทีมหรือแผนกเพื่อความรวดเร็ว เช่น ฝ่ายผลิต ฝ่ายคลังสินค้า

โดยการจัดกะแบบรายกลุ่มจะมีจุดเด่นสำคัญดังนี้

ตารางกะจะแบ่งตามตามทีมหรือสเตชั่น

สร้างกะแยกตามสเตชั่นได้ เหมาะกับงานหลายจุด เช่น โรงงานที่มีหลายไลน์ผลิต ร้านอาหารใหญ่ ร้านสะดวกซื้อ หรือคลินิกหลายห้องกำหนดเวลาเข้า–ออกเฉพาะสเตชั่น ตรวจสอบและปรับกะได้ง่าย เพิ่มความแม่นยำในการบริหารทีมงาน

สร้างประเภทกะแล้วหย่อนให้แต่ละทีม

สร้างกะครั้งเดียว ใช้ได้ทั้งกลุ่ม แค่กำหนดกะเช้า กะบ่าย หรือกะดึกครั้งเดียว ก็สามารถนำไปใช้กับพนักงานทั้งทีมได้ทันที

เลือกโอทีได้ทุกชนิดสำหรับแต่ละประเภทกะ

ระบบวันดีรองรับการสร้างกะทำงานที่รวมประเภทโอทีได้ในตัว เช่น

• OT ปกติ สำหรับงานต่อเนื่องหลังเลิกกะ
• OT พิเศษ สำหรับงานเร่งด่วนหรือเฉพาะกิจ

สามารถกำหนดกะที่มีโอทีได้เลย โดยไม่ต้องรออนุมัติทุกครั้ง ระบบจะคำนวณชั่วโมงเกินและค่าจ้างให้อัตโนมัติ  ช่วยให้การจัดกะและการทำงานล่วงเวลาเป็นระบบ โปร่งใส และตรวจสอบย้อนหลังได้ง่ายในที่เดียว

สร้างตารางกะได้ไม่จำกัด

เช่นเดียวกับการจัดกะแบบรายบุคคล ระบบวันดีรองรับการสร้างตารางกะได้อย่างไม่จำกัด เหมาะสำหรับบริษัทที่มีหลายหน่วยงาน เพื่อให้ง่ายในการบริหาร และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

คัดลอกตารางกะรายเดือนอัตโนมัติ

ระบบวันดีช่วยประหยัดเวลาในการจัดตารางกะ เพียงคลิกเดียวก็สามารถ คัดลอกตารางกะของเดือนก่อน ไปใช้ในเดือนถัดไปได้ทันที

ไม่ต้องสร้างใหม่ทุกครั้ง เหมาะกับองค์กรที่มีรูปแบบการทำงานคงที่ เช่น โรงงาน ร้านค้า หรือสำนักงานที่มีกะซ้ำทุกเดือน ช่วยลดเวลาการจัดตารางและลดความผิดพลาดในการลงกะได้อย่างมาก

การคำนวณขาดลามาสายและโอที

การคำนวณชั่วโมงทำงาน ขาดลามาสายและโอที เป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยให้เงินเดือนและสิทธิประโยชน์ของพนักงานถูกต้อง แม่นยำ

ทำไมพนักงานต้องมีกะงานก่อนลงเวลา

ในระบบวันดีการคำนวณเริ่มต้นจาก กะงานที่กำหนดไว้ล่วงหน้า หรือ การขอโอทีของพนักงาน จากนั้นพนักงานเพียงลงเวลาตรงตามกะ ระบบจะทำการ เทียบเวลาและคำนวณชั่วโมงทำงานจริงในรายงานขาดลามาสายและโอที (Timesheet) โดยอัตโนมัติ

ทุกครั้งที่พนักงานลงเวลา ระบบจะ เทียบเวลาที่บันทึกกับกะงานของแต่ละคน อัตโนมัติ พร้อมคำนวณ ชั่วโมงทำงานจริงและ OT

ตัวอย่างการคำนวณ:

• พนักงานเข้ากะ 09:00–18:00 น. แต่เข้า 09:15 น. ระบบจะบันทึกเป็น มาสาย 15 นาที
• ทำงานต่อหลัง 18:00 น. ระบบจะเห็นแต่ไม่นับชั่วโมงหากไม่มีกะ หรือการยื่นขอ OT

รายงาน Timesheet แสดงอะไรบ้าง:

• ข้อมูลพนักงาน เช่น ตำแหน่ง ชื่อทีม รหัสทีม
• ชื่อตารางกะ ประเภทกะ รหัสตารางกะ/ประเภทกะ
• วันที่ เวลากะ ชั่วโมงเข้างาน ชั่วโมงออกงาน
• เวลาที่สาย เวลาทำ OT สถานะขาดงาน

ซึ่งข้อมูลทั้งหมดรวมถึงข้อมูลอื่น ๆ สามารถเพิ่มหรือกำหนดคอลัมน์ได้เอง และสามารถบันทึกเป็นเทมเพลตรายงานไว้ใช้ในครั้งต่อไป

ปรับกะย้อนหลังอย่างยืดหยุ่น

ในกรณีที่พนักงาน ไม่สามารถลงเวลาได้ตรงตามกะ ระบบวันดีช่วยให้ปรับแก้กะย้อนหลังได้ทันที

• รองรับเหตุการณ์ไม่คาดคิด เช่น ลืมสแกนบัตร หรือปัญหาทางเทคนิค
• เพิ่มความยืดหยุ่นในการจัดการเวลา โดย ไม่กระทบการคำนวณชั่วโมงทำงานจริงและ OT
• ข้อมูลทุกชั่วโมงยังคงถูกบันทึกครบถ้วน ช่วยให้ฝ่ายบุคคล ตรวจสอบและออกรายงานย้อนหลังได้แม่นยำ