วิธีลงเวลาทำงานตามตารางกะในระบบวันดี

ในองค์กรที่มีหลายกะ ระบบวันดีช่วยให้พนักงานลงเวลาเข้าออกงานตามตารางกะได้ถูกต้องอัตโนมัติ ไม่ต้องจำเอง ลดปัญหาลงเวลาผิดกะ ข้อมูลเข้า–ออกถูกส่งให้ฝ่ายบุคคลตรวจสอบแบบเรียลไทม์ คำนวณชั่วโมงงานและโอทีแม่นยำ สะดวกและโปร่งใสในการจัดการเวลาในองค์กรหลายกะ

ชั่วโมงทำงาน vs ตารางกะ ในระบบวันดี (Onedee)

เวลาพูดถึง “เวลาเข้างาน” หลายคนมักคิดว่าตารางกะและชั่วโมงทำงานเหมือนกัน แต่จริง ๆ แล้วในระบบ วันดี (Onedee) ทั้งสองมีความหมายและหน้าที่ต่างกัน

ชั่วโมงทำงาน (Working Hour)

เหมาะกับพนักงานประจำที่เวลาเข้า–ออกคงที่ เช่น

• เข้างาน 09:00 น. เลิกงาน 18:00 น.
  
• หยุดเสาร์–อาทิตย์
  
• ระบบช่วย HR และหัวหน้างานตั้งเวลาได้ง่าย และตรงกับเวลาทำงานจริงของพนักงาน

ตารางกะ (Shift)

เหมาะกับพนักงานที่กะทำงานเปลี่ยนแปลงบ่อย เช่น โรงงาน โรงแรม ร้านค้าปลีก

• วันหยุดและเวลาทำงานอาจไม่เหมือนกัน
  
• ระบบวันดีช่วยจัดตารางล่วงหน้าและปรับแก้ได้ตลอดเวลา
  
• ทำให้สอดคล้องกับความต้องการธุรกิจและเวลาทำงานจริงของพนักงาน

ชั่วโมงทำงาน (Working Hours) ในระบบวันดี

ชั่วโมงทำงาน (Working Hours) คือเวลาที่พนักงานทำงานจริงตามที่บันทึกในระบบวันดี ซึ่งแตกต่างจากตารางกะที่เป็นเพียง “แผนเวลาทำงานล่วงหน้า” ข้อมูลชั่วโมงทำงานนี้เป็นพื้นฐานสำคัญในการคำนวณค่าจ้าง ตรวจสอบเวลาทำงาน และติดตามผลการทำงานของพนักงานแต่ละคน

ในระบบวันดี ชั่วโมงทำงานมีลักษณะเฉพาะที่เหมาะกับพนักงานหลายประเภท โดยสามารถสรุปได้ดังนี้

เวลาเข้างาน–เลิกงานชัดเจน

เวลาการเข้า–ออกงานของพนักงานถูกกำหนดอย่างชัดเจน ทำให้ทั้งพนักงานและหัวหน้างานสามารถตรวจสอบเวลาทำงานจริงในแต่ละวันได้ง่าย ระบบวันดีจะบันทึกเวลาเข้า–ออกอัตโนมัติตามเวลาที่กำหนด ช่วยให้การคำนวณค่าจ้างและตรวจสอบเวลาทำงานเป็นไปอย่างแม่นยำและโปร่งใส

ความยืดหยุ่นในการเริ่ม–เลิกงาน

ระบบวันดีรองรับ Flexi-hours หรือเวลาทำงานแบบยืดหยุ่น ทำให้พนักงานสามารถเริ่มงานช้าหรือเลิกงานช้ากว่าเวลาปกติได้ภายใต้เงื่อนไขที่บริษัทกำหนด เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการความยืดหยุ่นในการทำงานโดยไม่กระทบชั่วโมงรวมต่อวัน

จำกัดเวลาทำงานภายในวันเดียว

ชั่วโมงทำงานในระบบวันดีจะถูกจำกัด ภายในวันเดียว พนักงานไม่สามารถบันทึกเวลาทำงานข้ามวันได้ ซึ่งช่วยลดความซับซ้อนในการคำนวณชั่วโมงและโอที ทำให้การตรวจสอบเวลาทำงานเป็นเรื่องง่าย โปร่งใส และแม่นยำ

ไม่มีโอทีโดยอัตโนมัติ

ชั่วโมงทำงานมาตรฐานจะ ไม่รวมโอที เว้นแต่พนักงานจะขออนุมัติ OT ผ่านแบบฟอร์มในระบบวันดี วิธีนี้ช่วยให้การจัดการเวลาทำงานล่วงเวลาเป็นไปอย่างเป็นระบบ ลดความผิดพลาดในการคำนวณค่าตอบแทน และตรวจสอบง่าย

พนักงานที่เหมาะกับชั่วโมงทำงานแบบนี้

ชั่วโมงทำงานแบบนี้เหมาะสำหรับพนักงานที่มีเวลาเข้า–ออกงานตรงเวลา ไม่ต้องเปลี่ยนกะบ่อย เช่น

• พนักงานออฟฟิศ
  
• พนักงานประจำที่มีตารางเวลาคงที่
  
• ผู้ที่ต้องการระบบบันทึกเวลาที่ชัดเจนและตรวจสอบง่าย

ระบบการลงเวลางานเป็นแบบ แผนก/สาขา สามารถ ดูวิธีเพิ่มเติมได้ที่ ลงเวลาทำงานแยกแผนก/สาขา

ตารางกะ (Shifts) ในระบบวันดี (Onedee)

ในระบบวันดี ตารางกะ (Shifts) หมายถึง ช่วงเวลาทำงานที่พนักงานถูกกำหนดให้ทำงาน ระบบสามารถจัดกะให้เหมาะกับลักษณะงานของแต่ละทีมได้ ไม่ว่าจะเป็นพนักงานออฟฟิศ พนักงานบริการ หรือโรงงานที่ทำงานหลายกะต่อวัน

ความพิเศษของตารางกะคือ สามารถมีหรือไม่มีชั่วโมงทำงานแน่นอน ขึ้นอยู่กับรูปแบบงาน เช่น บางทีมทำงานตามเวลาเข้มงวด ขณะที่บางทีมต้องเวียนกะหรือทำงาน 24 ชั่วโมง

การเข้าสายควรจำกัดเพื่อการทำงานราบรื่น

สำหรับงานที่มีเวลาเปิด–ปิดชัดเจน เช่น ร้านอาหาร ร้านสะดวกซื้อ หรือธุรกิจบริการ การ เข้าสายควรจำกัดให้น้อยที่สุด เพื่อให้การให้บริการลูกค้าและการทำงานร่วมกับทีมเป็นไปอย่างราบรื่น

การกำหนดกะล่วงหน้าในระบบวันดีช่วยให้ หัวหน้างานและพนักงานเห็นภาพชัดเจน ว่าใครต้องทำงานเวลาใด และสามารถตรวจสอบเวลาทำงานได้ทันที ทำให้การวางแผนและการจัดการเวลางานมีประสิทธิภาพ โปร่งใส และสอดคล้องกับความต้องการของทีม

จัดกะแบบหมุนเวียน

ระบบวันดีช่วยให้การจัดตารางกะสามารถ หมุนเวียนตามวัน ได้ ทำให้พนักงานบางคนทำกะเช้า บางคนกะบ่าย หรือกะดึกในสัปดาห์เดียวกัน ช่วยให้การบริหารแรงงานมีความยืดหยุ่นและสมดุล

ตัวอย่างช่วงเวลาและประเภทกะ

• กะเช้า: 08:00 – 17:00 น.
• กะบ่าย: 13:00 – 22:00 น.
• กะดึก: 22:00 – 07:00 น.

ตัวอย่างการเวียนกะในสัปดาห์:

• วันจันทร์ พนักงาน A ทำกะเช้า, พนักงาน B ทำกะบ่าย, พนักงาน C ทำกะดึก
• วันอังคาร พนักงาน A ทำกะบ่าย, พนักงาน B ทำกะดึก, พนักงาน C ทำกะเช้า

การเวียนกะแบบนี้ช่วยให้พนักงาน ได้สัมผัสกะต่าง ๆ อย่างสมดุล และช่วยให้หัวหน้างาน วางแผนการทำงานของทีมได้ง่ายขึ้น

การทำงานในวันหยุด

บางตำแหน่ง เช่น พนักงานร้านอาหาร หรือโรงงาน อาจมีความจำเป็นต้อง ทำงานในวันหยุดปกติ ระบบวันดีช่วยให้บันทึก วันทำงานพิเศษเหล่านี้ ได้อย่างแม่นยำ ทำให้สามารถคำนวณ ชั่วโมงทำงานจริงและโอที ได้ครบถ้วน โปร่งใส และสะดวกต่อการตรวจสอบ

รองรับกะทำงานข้ามวัน

สำหรับพนักงานที่ทำงาน กะดึกหรือข้ามวัน เช่น 23:00 – 07:00 น. ระบบวันดีสามารถ บันทึกเวลาเข้า–ออกข้ามวันได้อัตโนมัติ พร้อมคำนวณชั่วโมงทำงานจริงอย่างแม่นยำ ช่วยลดความสับสนเรื่องเวลาและการคำนวณโอที ทำให้การจัดการเวลาทำงานเป็นระบบและโปร่งใส

สร้างกะทำงานแบบโอที (OT Shift)

ในระบบผู้ดูแลสามารถสร้าง กะทำงานแบบโอที (OT Shift) ได้ เพื่อรองรับพนักงานที่ต้องทำงานเกินเวลาปกติ เช่น หลังเลิกกะหลัก หรือในวันหยุดพิเศษ

เพียงเข้าไปที่เมนู Shift > Shift Board
จากนั้นเลือก “สร้างกะใหม่” แล้วกำหนดช่วงเวลาให้เป็น กะโอที เช่น

• OT กะเย็น 18:00 – 21:00 น.
  
• OT กะเสาร์ 09:00 – 15:00 น.
  

ระบบจะบันทึกกะโอทีแยกจากกะหลักโดยอัตโนมัติ และสามารถเชื่อมต่อกับการขออนุมัติผ่านแบบฟอร์ม OT ได้ทันที ช่วยให้ทั้งพนักงานและหัวหน้างาน ตรวจสอบชั่วโมงทำงานเกินได้ง่าย และมั่นใจว่าการคำนวณค่าจ้าง ถูกต้อง โปร่งใส และตรวจสอบได้ทุกขั้นตอน

ตารางกะเหมาะกับงานแบบไหน

ตารางกะเหมาะสำหรับพนักงานที่มี เวลาทำงานเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ หรือมีรูปแบบการทำงานไม่ตายตัว เช่น

• พนักงานโรงงานที่ต้องสลับกะเช้า–บ่าย–ดึก
  
• พนักงานร้านอาหารที่มีเวลาทำงานแตกต่างกันในแต่ละวัน
  
• พนักงานร้านสะดวกซื้อที่เปิดบริการ 24 ชั่วโมง
  
• แผนกบริการ เช่น รปภ. หรือ Call Center ที่ต้องมีคนประจำตลอดเวลา
  

ระบบวันดีช่วยให้สามารถ จัดตารางกะล่วงหน้า หมุนเวียนกะ และปรับแก้ได้ทันที

การจัดตารางกะ Onedee มีแบบไหนบ้าง

การจัดกะรายบุคคล (Individual Shift Setting)

คือรูปแบบการสร้างตารางทำงานเฉพาะพนักงานแต่ละคน
ผู้จัดกะสามารถกำหนดเวลาเข้า–ออกงานได้ตามความเหมาะสมของแต่ละตำแหน่ง เช่น

• พนักงานขายที่ต้องออกพบลูกค้าตามเวลานัด
  
• พนักงานพาร์ทไทม์ที่เข้ามาช่วยงานเฉพาะบางวัน
  
• พนักงานบริการที่ต้องสลับรอบการทำงานไม่แน่นอน
  

จุดเด่นของการจัดกะรายบุคคลในระบบวันดี

กำหนดเวลาเข้า–ออกงานได้เฉพาะรายคน

ระบบเปิดโอกาสให้ตั้งเวลาทำงานที่แตกต่างกันในแต่ละคนได้เช่น 

• พนักงาน A เข้างาน 09.00–18.00 น.
• ส่วนพนักงาน B ทำงาน 12.00–21.00 น.

ช่วยให้ผู้จัดกะสามารถควบคุมและติดตามเวลาได้ละเอียดถึงระดับบุคคล

แยกตารางกะตามแผนก/สาขา

• สร้างกะแยกเฉพาะสาขาหรือแผนก
  
• กำหนดเวลาเข้า–ออกพนักงานแต่ละสาขา
  
• แก้ไขกะเฉพาะทีมของตัวเองได้
  
• ตรวจสอบเวลาทำงานเฉพาะสาขา ลดความซ้ำซ้อน

กำหนดเงื่อนไขสายและขาดงาน

• ตั้งเกณฑ์การมาสาย เช่น มาสายเกินเวลาที่กำหนด
  
• ไม่ลงเวลาเข้า–ออกถือเป็นขาดงาน
  
• ช่วยฝ่ายบุคคลติดตามวินัยการทำงานได้ง่ายและชัดเจน

สร้างและกำหนดประเภทโอที (OT)

• สร้างประเภท OT ตามความเหมาะสมของงาน เช่น OT ปกติ, OT วันหยุด, OT ดึก
  
• กำหนดเวลาเริ่ม–เลิกสำหรับแต่ละประเภท OT
  
• ระบบคำนวณชั่วโมงทำงานเกินและค่าจ้างอัตโนมัติ
  
• ช่วยให้การอนุมัติและจ่ายค่าตอบแทนโปร่งใสและตรวจสอบง่าย

คัดลอกกะรายสัปดาห์

ไม่ต้องสร้างตารางใหม่ทุกครั้ง เพียงคลิก “คัดลอกกะ” ระบบจะนำข้อมูลกะจากสัปดาห์ก่อนมาใช้ซ้ำได้ทันที เหมาะสำหรับองค์กรที่มี ตารางงานประจำสัปดาห์ ทำให้การจัดกะรวดเร็ว สะดวก และลดงานซ้ำซ้อน

การจัดกะแบบรายกลุ่ม (Group Shift Setting)

การจัดกะแบบรายกลุ่มในระบบวันดีเหมาะสำหรับองค์กรที่มีพนักงานหลายคนในทีมเดียวกัน และต้องการให้ทุกคน ใช้ตารางกะเดียวกันพร้อมกัน เช่น ฝ่ายผลิต ฝ่ายคลังสินค้า หรือแผนกที่ทำงานเป็นทีมใหญ่

ฟีเจอร์นี้ช่วยให้ผู้จัดกะทำงานได้ รวดเร็ว ประหยัดเวลา และเป็นระบบ โดยไม่ต้องลงตารางซ้ำทีละคน

จุดเด่นของการจัดกะรายกลุ่ม

1. สร้างกะครั้งเดียว ใช้ได้ทั้งกลุ่ม
   แค่กำหนดกะเช้า กะบ่าย หรือกะดึกครั้งเดียว ก็สามารถนำไปใช้กับพนักงานทั้งทีมได้ทันที
   
2. จัดกะได้รวดเร็ว ประหยัดเวลา
   ไม่ต้องมานั่งลงตารางทีละคน เหมาะกับองค์กรที่มีพนักงานจำนวนมาก
   
3. เหมาะกับทีมขนาดใหญ่ที่ต้องการความเป็นระบบ
   ทุกคนเห็นตารางเดียวกัน ลดความสับสนเรื่องเวลาเข้า–ออกและโอที

ฟีเจอร์สำคัญของการจัดกะแบบรายกลุ่ม

แยกตารางกะตามแผนก/สาขา

สามารถสร้างกะแยกตามแผนกหรือสาขา เช่น ฝ่ายผลิต สโตร์ หรือสาขาย่อย พร้อมกำหนดเวลาเข้า–ออกเฉพาะทีมแต่ละหน่วยงาน และให้หัวหน้าทีมหรือสาขาปรับกะและตรวจสอบเวลาได้ทันที

เข้าสายหรือขาดงานจากกะที่กำหนด

ระบบวันดีสามารถติดตามพนักงานที่ เข้าสายหรือขาดงาน ตามกะที่กำหนดไว้
หัวหน้าทีมหรือสาขาสามารถตรวจสอบเวลาทำงานและจัดการแก้ไขกะเฉพาะทีมของตัวเองได้ทันที ช่วยให้การบริหารเวลาพนักงานเป็นระบบ
ลดความซ้ำซ้อน และเพิ่มความแม่นยำในการติดตามวินัยการทำงาน

แยกตารางกะตามสเตชั่น

สร้างกะแยกตามสเตชั่นได้ เหมาะกับงานหลายจุด เช่น โรงงานหลายสาย ร้านอาหารใหญ่ ร้านสะดวกซื้อ หรือคลินิกหลายห้องกำหนดเวลาเข้า–ออกเฉพาะสเตชั่น ตรวจสอบและปรับกะได้ง่าย เพิ่มความแม่นยำในการบริหารทีมงาน

เลือกประเภทโอทีได้ยืดหยุ่นในระบบวันดี

ระบบวันดีรองรับการสร้างกะทำงานที่รวมประเภทโอทีได้ในตัว เช่น

• OT ปกติ สำหรับงานต่อเนื่องหลังเลิกกะ
  
• OT พิเศษ สำหรับงานเร่งด่วนหรือเฉพาะกิจ
  

สามารถกำหนดกะที่มีโอทีได้เลย โดยไม่ต้องรออนุมัติทุกครั้ง ระบบจะคำนวณชั่วโมงเกินและค่าจ้างให้อัตโนมัติ  ช่วยให้การจัดกะและการทำงานล่วงเวลาเป็นระบบ โปร่งใส และตรวจสอบย้อนหลังได้ง่ายในที่เดียว

คัดลอกตารางกะรายเดือนอัตโนมัติ

ระบบวันดีช่วยประหยัดเวลาในการจัดตารางกะ เพียงคลิกเดียวก็สามารถ คัดลอกตารางกะของเดือนก่อน ไปใช้ในเดือนถัดไปได้ทันที

ไม่ต้องสร้างใหม่ทุกครั้ง เหมาะกับองค์กรที่มีรูปแบบการทำงานคงที่ เช่น โรงงาน ร้านค้า หรือสำนักงานที่มีกะซ้ำทุกเดือน ช่วยลดเวลาการจัดตารางและลดความผิดพลาดในการลงกะได้อย่างมาก

ขาด ลา มาสาย และโอที คำนวณอย่างไรในระบบวันดี

การคำนวณชั่วโมงทำงาน ขาด ลา มาสาย และโอที เป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยให้เงินเดือนและสิทธิประโยชน์ของพนักงานถูกต้อง แม่นยำ

ในระบบวันดีการคำนวณเริ่มต้นจาก กะงานที่กำหนดไว้ล่วงหน้า หรือ การขอ OT ของพนักงาน จากนั้นพนักงานเพียงลงเวลาตรงตามกะ ระบบจะทำการ เทียบเวลาและคำนวณชั่วโมงทำงานจริงใน Timesheet อัตโนมัติ

ในกรณีสุดวิสัยที่ไม่สามารถลงเวลาตรงตามกะได้ระบบวันดียังสามารถปรับแก้กะย้อนหลัง ได้ ทำให้ทั้งฝ่ายบุคคลและพนักงานสามารถติดตาม ตรวจสอบ และมั่นใจได้ว่า เวลาทำงานถูกต้องและโปร่งใสทุกขั้นตอน

ทำไมพนักงานต้องมีกะงานก่อนลงเวลา

ในระบบวันดีทุกการบันทึกเวลาทำงานของพนักงาน ขึ้นอยู่กับกะงานที่กำหนดล่วงหน้า ซึ่งช่วยให้การทำงานทุกวันเป็นไปอย่าง มีมาตรฐานและเป็นระบบ

ตัวอย่างเช่น

• พนักงาน A มีกะเช้า 08.00–17.00 น.
  
• พนักงาน B มีกะบ่าย 16.00–00.00 น.
  
• พนักงาน C มีกะดึก 23.00–07.00 น.
  

เมื่อพนักงานลงเวลาตรงกับกะที่กำหนด ระบบจะสามารถ เทียบเวลาทำงานจริงกับกะ ได้อย่างแม่นยำ

ลงเวลาทำงานตรงตามกะ ช่วยอะไรบ้าง

การลงเวลาตรงตามกะงานที่กำหนดล่วงหน้าเป็นหัวใจสำคัญของการจัดการชั่วโมงทำงานให้แม่นยำ เพราะระบบจะตรวจจับและบันทึกเวลาทำงานอัตโนมัติ ทำให้ข้อมูลถูกต้อง และตรวจสอบได้ง่าย

ตัวอย่างการใช้งาน

• พนักงาน A เข้ากะเช้า 08.00–17.00 น. ระบบจะบันทึกเวลาทำงานจริงและคำนวณชั่วโมงทำงานโดยอัตโนมัติ
  
• พนักงาน B เข้ากะดึก 23.00–07.00 น. ระบบจะจัดการเวลาแบบข้ามวันให้เรียบร้อย
  
• เมื่อมีหลายคนในทีม หัวหน้างานสามารถดูภาพรวมแบบเรียลไทม์ ว่าใครเข้ากะหรือมาสาย

ระบบเทียบเวลาและคำนวณอัตโนมัติ (Timesheet)

ทุกครั้งที่พนักงานลงเวลา ระบบจะ เทียบเวลาที่บันทึกกับกะงานของแต่ละคน อัตโนมัติ พร้อมคำนวณ ชั่วโมงทำงานจริงและ OT

ตัวอย่างการใช้งาน:

• พนักงานเข้ากะ 09:00–18:00 น. แต่เข้า 09:15 น. ระบบจะบันทึกเป็น มาสาย 15 นาที
  
• ทำงานต่อหลัง 18:00 น. ระบบจะบันทึกชั่วโมงเป็น OT ปกติหรือ OT พิเศษ ตามที่กำหนด
  
• ข้อมูลทุกชั่วโมงถูกจัดเก็บครบถ้วน สามารถ ออกรายงานย้อนหลัง เพื่อตรวจสอบเวลาทำงานของแต่ละคนแต่ละวัน
  

ปรับกะย้อนหลังอย่างยืดหยุ่น

ในกรณีที่พนักงาน ไม่สามารถลงเวลาได้ตรงตามกะ ระบบวันดีช่วยให้ปรับแก้กะย้อนหลังได้ทันที

• รองรับเหตุการณ์ไม่คาดคิด เช่น ลืมสแกนบัตร หรือปัญหาทางเทคนิค
  
• เพิ่มความยืดหยุ่นในการจัดการเวลา โดย ไม่กระทบการคำนวณชั่วโมงทำงานจริงและ OT
  
• ข้อมูลทุกชั่วโมงยังคงถูกบันทึกครบถ้วน ช่วยให้ฝ่ายบุคคล ตรวจสอบและออกรายงานย้อนหลังได้แม่นยำ