วิธีลงเวลาทำงานแบบโอที (OT) ในระบบลงเวลาวันดี

การทำงานล่วงเวลา (OT) เป็นส่วนสำคัญของหลายธุรกิจ ทั้งโรงงาน บริษัทบริการ และสำนักงาน เพราะบางช่วงต้องเร่งงานหรือทำภารกิจพิเศษเกินเวลาปกติ ระบบลงเวลาวันดี (Onedee) จึงมีฟังก์ชันบันทึก OT เพื่อให้พนักงานลงเวลาเข้าออกงานและขอ OT ได้อย่างถูกต้อง โปร่งใส และเป็นธรรม ช่วยฝ่ายบุคคลตรวจสอบและคำนวณชั่วโมงงานได้ง่ายขึ้น ลดข้อผิดพลาดในการจัดการเวลาในองค์กร

ทำไมองค์กรควรจัดการโอทีอย่างเป็นระบบ

การบันทึกเวลาทำงานล่วงเวลาอย่างถูกต้อง ไม่ได้มีประโยชน์แค่กับฝ่าย HR แต่ยังส่งผลโดยตรงต่อความพึงพอใจของพนักงานและภาพลักษณ์ขององค์กรด้วย เพราะเมื่อระบบลงเวลาแม่นยำ พนักงานได้รับค่าตอบแทนตามจริง ก็จะเกิดความเชื่อมั่นในองค์กรมากขึ้น โดยการลงเวลาแบบโอทีในระบบวันดี (Onedee) มีจุดเด่นดังนี้

1. ตั้งค่า OT ได้ตามนโยบายบริษัท

องค์กรสามารถกำหนดเงื่อนไข OT ได้เอง เช่น

• เริ่มคิด OT หลังเลิกงานกี่นาที
• จำกัดจำนวนชั่วโมง OT ต่อวัน/ต่อสัปดาห์
• แยกประเภท OT เช่น OT วันธรรมดา, วันหยุด, หรือ OT พิเศษ

ระบบจะคำนวณชั่วโมงให้อัตโนมัติตามกฎที่ตั้งไว้ ช่วยลดความผิดพลาดและทำให้ทุกอย่างเป็นมาตรฐานเดียวกันในทั้งองค์กร

2. ขออนุมัติ OT ได้ง่าย ไม่ต้องใช้เอกสาร

พนักงานสามารถส่งคำขอทำโอทีผ่านแอปวันดีได้ทันที โดยเลือกช่วงเวลาและเหตุผลการทำงานเพิ่มเติม หัวหน้างานสามารถอนุมัติผ่านมือถือได้เลยไม่ต้องรอเอกสารหรือส่งอีเมลหลายขั้นตอนอีกต่อไป

3. คำนวณชั่วโมง OT และค่าตอบแทนให้อัตโนมัติ

หลังจากพนักงานลงเวลา ระบบวันดีจะคำนวณชั่วโมงโอทีตามอัตราค่าจ้างของแต่ละคนให้อัตโนมัติ เช่น 1.5 เท่า หรือ 2 เท่าในวันหยุด พร้อมส่งข้อมูลตรงไปยังระบบเงินเดือน (Payroll) ได้ทันที
ลดการคีย์ข้อมูลซ้ำ และลดโอกาสผิดพลาดในการจ่ายเงินพนักงาน

4. รายงานสรุปชัดเจน ตรวจสอบย้อนหลังได้

ระบบมีรายงานสรุป OT แยกตามพนักงาน แผนก หรือช่วงเวลา สามารถส่งออกเป็นไฟล์ Excel ได้ทันที เหมาะสำหรับฝ่ายบุคคลในการตรวจสอบและวางแผนการทำงานในอนาคต

การทำโอทีที่วางแผนไว้ล่วงหน้า (Planned OT)

ในยุคที่องค์กรต้องบริหารเวลาทำงานอย่างยืดหยุ่นและแม่นยำ ระบบลงเวลาทำงาน วันดี (Onedee) ได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยให้ทุกขั้นตอนตั้งแต่ “จัดกะทำงาน” ไปจนถึง “คำนวณโอที” เป็นเรื่องง่าย ครบจบในระบบเดียว

ไม่ว่าจะเป็นพนักงานที่ต้องการทำโอทีเพิ่มเติม หรือหัวหน้างานที่ต้องวางแผนจัดกะให้เหมาะสม ทุกอย่างสามารถทำได้ผ่านเมนูเดียวคือ Shift (การจัดกะทำงาน) 

จัดหรือเพิ่มกะโอทีในตารางกะ

หัวหน้างานหรือฝ่ายบุคคลสามารถ ตั้งค่ากะโอที (OT Shift) ล่วงหน้าได้โดยตรงในเมนู Shift ซึ่งเป็นจุดเด่นของระบบวันดี เพราะช่วยให้การวางแผนโอทีไม่ต้องพึ่งเอกสารหรือไฟล์ Excel อีกต่อไป

ตัวอย่างเช่น

• 🕕 18:00–20:00 สำหรับทีมสำนักงานที่ทำงานต่อหลังเลิกงาน
  
• 🌙 19:00–22:00 สำหรับทีมผลิตที่ต้องเร่งงานในช่วงสิ้นเดือน
  

เมื่อบันทึกกะโอทีไว้ ระบบจะซิงค์ข้อมูลไปยัง แอปวันดีบนมือถือของพนักงานโดยอัตโนมัติ พนักงานสามารถเห็นช่วงเวลาโอทีที่ได้รับอนุมัติ และ “เลือกลงเวลา” ได้ตรงตามเวลาที่บริษัทกำหนดไว้โดยไม่ต้องกรอกข้อมูลซ้ำหรือแจ้งหัวหน้างานเพิ่มเติมเลย 

เลือกประเภทโอทีให้เหมาะสม

เลือกประเภทของโอทีที่เหมาะสม เนื่องจากระบบวันดี (Onedee) รองรับการทำงานล่วงเวลา และการคำนวณค่าแรง OT ให้ถูกต้องตามประเภทการทำงาน โดยแบ่งออกเป็น 3 ประเภทหลัก ดังนี้

OT Shift / Normal OT – หลังเวลางานปกติ

 👉 ใช้สำหรับการทำงานล่วงเวลาในวัน ทำงานปกติ เช่น ทำเกินเวลาเลิกงานตามปกติ
📊 มักคิดอัตรา 1.5 เท่าของค่าจ้างปกติ

Holiday Shift – วันหยุดประจำสัปดาห์

 👉 ใช้เมื่อต้องทำงานใน วันหยุดประจำสัปดาห์ของบริษัท เช่น เสาร์–อาทิตย์ หรือวันหยุดประจำสัปดาห์
📊 อัตราค่าจ้างโดยทั่วไปอยู่ที่ 2 เท่าของค่าจ้างปกติ

Holiday OT / Public Holiday – หลังเวลางานในวันหยุดประจำสัปดาห์ หรือ วันหยุดนักขัตฤกษ์

 👉 ใช้เมื่อทำงาน หลังเวลางานในวันหยุดประจำสัปดาห์ หรือ วันหยุดนักขัตฤกษ์ซึ่งรวมถึงวันหยุดพิเศษตามประกาศของราชการ เช่น วันปีใหม่ วันแรงงาน
📊 มักคิดอัตรา 3 เท่าของค่าจ้างปกติ

การทำโอทีโดยไม่ได้วางแผนล่วงหน้า (Unplanned OT)

ระบบวันดี (Onedee) รองรับการทำงานนอกเวลา (Unplanned OT) ได้อย่างครบวงจร เหมาะสำหรับกรณีที่พนักงานทำงานเกินเวลาปกติโดยไม่ได้วางแผนล่วงหน้า เช่น ต้องอยู่เคลียร์งานด่วน ประชุมเกินเวลา หรือช่วยงานทีมอื่นหลังเลิกงาน

พนักงานสามารถดำเนินการ ขออนุมัติทำโอทีได้ด้วยตัวเองผ่านแอปวันดีบนมือถือ โดยไม่ต้องกรอกเอกสารหรือรายงานย้อนหลัง ระบบจะช่วยจัดเก็บข้อมูลการขอทำงานล่วงเวลาไว้อย่างเป็นระบบ และเชื่อมต่อกับฝ่ายบริหารหรือฝ่ายบุคคลโดยอัตโนมัติ ทำให้ทั้งพนักงานและหัวหน้างานสามารถจัดการเรื่องโอทีได้สะดวก โปร่งใส และตรวจสอบได้ทุกขั้นตอน

ยื่นแบบฟอร์มขอทำโอที

พนักงานสามารถ กดขอแบบฟอร์มทำงานนอกเวลา (OT) ได้ง่าย ๆ ผ่านแอป วันดี (Onedee) บนมือถือ สะดวก รวดเร็ว และไม่ต้องใช้เอกสารกระดาษ

พนักงานเพียงกรอกข้อมูลสั้น ๆ ได้แก่

• ช่วงเวลาทำงานล่วงเวลา (ตัวอย่าง: 18:30 – 20:00 น.)
  
• ประเภทโอที (OT Type)
  
• รายละเอียดงานหรือเหตุผลการทำโอที
  

เมื่อกด “ส่งคำขอ” ระบบจะบันทึกข้อมูลและส่งแจ้งเตือนไปยังหัวหน้างานโดยอัตโนมัติ เพื่อให้สามารถพิจารณาอนุมัติได้อย่างรวดเร็ว

เลือกประเภทโอที

ภายในแบบฟอร์ม พนักงานสามารถเลือก ประเภทโอที ตามรูปแบบการทำงานจริง เช่น

• OT – หลังเวลางานปกติ
  
• Holiday – วันหยุดประจำสัปดาห์
  
• Holiday OT – วันหยุดนักขัตฤกษ์ / หลังเวลางานในวันหยุดประจำสัปดาห์
  

การเลือกประเภทโอทีที่ถูกต้องช่วยให้ระบบสามารถคำนวณชั่วโมงทำงานล่วงเวลาและค่าตอบแทนได้แม่นยำตามนโยบายของบริษัท

อนุมัติโดยหัวหน้างาน

เมื่อพนักงานส่งคำขอ ระบบวันดีจะ แจ้งเตือนหัวหน้างานบนแอปวันดีทันที หัวหน้างานสามารถเปิดดูรายละเอียดคำขอ ตรวจสอบเวลาและเหตุผลในการทำโอที ก่อนกดอนุมัติหรือไม่อนุมัติได้โดยตรงผ่านมือถือ ช่วยให้กระบวนการอนุมัติทำงานรวดเร็ว โปร่งใส และลดภาระงานเอกสารลงอย่างมาก ทั้งยังเป็นหลักฐานอิเล็กทรอนิกส์ที่ตรวจสอบย้อนหลังได้ทุกเมื่อ