ในองค์กรที่มีหลายแผนก สาขา หรือตำแหน่ง การกำหนดเงื่อนไขอนุมัติการลามักเป็นเรื่องยุ่งยาก ยิ่งโดยเฉพาะหากยังใช้เอกสารแทนระบบลาออนไลน์ ระบบลาออนไลน์ ของวันดี (Onedee) ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้องค์กรสามารถกำหนดเงื่อนไขการอนุมัติวันลาได้อย่างยืดหยุ่น และตรงตามนโยบายของแต่ละทีม
เหตุผลที่การอนุมัติควรเป็นระบบ
ในองค์กรที่มีพนักงานจำนวนมาก การกำหนดเงื่อนไขการลางานจำเป็นต้องมีระบบที่ชัดเจน เพื่อที่จะได้ประโยชน์ หรือหลีกเลี่ยงปัญหาด้านการบริหารที่อาจตามมา ดังนี้
1. จ้างพนักงานให้พอดี เพื่อคุมงบประมาณ
เมื่อข้อมูลการลาถูกรวมอยู่ในระบบเดียว องค์กรจะเห็นภาพการใช้กำลังคนจริงแบบเรียลไทม์ การบริหารวันลาที่ดีจะทำให้ผู้บริหารสามารถวางแผนกำลังคนได้แม่นยำขึ้น คุมจำนวนพนักงานกับต้นทุนให้พอดีกับงานที่มีในมือ และไม่ต้องจ้างคนเพิ่มโดยไม่จำเป็น
2. ตั้งเงื่อนไขอนุมัติที่ยากขึ้น ตามประเภทวันลา
เมื่อพนักงานเลือกประเภทวันลา ระบบตรวจสอบเงื่อนไขให้อัตโนมัติทันที เช่น ลาป่วยต้องแนบเอกสาร หรือวันลาพิเศษต้องผ่านผู้อนุมัติหลายลำดับ หัวหน้างานเห็นรายละเอียดครบทั้งเหตุผล เอกสาร และสิทธิ์คงเหลือก่อนกดอนุมัติ ทำให้องค์กรบริหารการลาได้เป็นระบบ ตรงตามนโยบายบริษัท
3. ลดความสับสน สร้างความเป็นธรรมในทีม
เมื่อระบบกำหนดชัดว่า ลาแบบไหน ใครต้องเป็นผู้อนุมัติ โดยอิงตามเหตุผลและนโยบายของบริษัท เพื่อที่จะลดคำถาม ความสับสน หรือ ข้อโต้แย้ง และไม่ทำให้ใครรู้สึกว่า “ทำไมของคนนี้ผ่านง่ายกว่า” สร้างความเป็นธรรมกับทุกฝ่าย
4. ตรวจสอบผู้อนุมัติ พร้อมรายละเอียดคำขอได้
ทุกคำขอลางานในระบบวันดีถูกบันทึกอย่างครบถ้วน ตั้งแต่ข้อมูลที่พนักงานยื่น ช่วงเวลา เหตุผล และเอกสารแนบ ไปจนถึงการอนุมัติทั้งหมด ตรวจสอบประวัติย้อนหลังได้ทันทีทั้งฝั่งพนักงาน และฝั่งผู้อนุมัติ ยกระดับการจัดการพนักงานให้โปร่งใส ตรวจสอบได้
กำหนดเงื่อนไขการอนุมัติ
ระบบวันดีเปิดให้ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดเงื่อนไขการอนุมัติได้อย่างยืดหยุ่น ตามโครงสร้างองค์กรจริง ไม่ว่าจะเป็นรายแผนก รายทีม หรือรายประเภทคำขอ เพื่อให้การลางานและเป็นไปอย่างถูกต้อง โปร่งใส และตรวจสอบได้
สำหรับวิธีการกำหนดสิทธิการลาของแต่ละทีม โปรดอ่านได้ที่ วิธีกำหนดสิทธิการลาในระบบ
หากมีการอนุมัติหลายลำดับ
สำหรับองค์กรที่ต้องให้หัวหน้าหลายระดับตรวจสอบก่อนอนุมัติ เช่น ทีมที่ต้องการให้มี HR ตรวจสิทธ์การลาอีกครั้งก่อนอนุมัติ ระบบวันดีสามารถรองรับการตั้งค่าการอนุมัติหลายระดับ เพื่อให้คำขอถูกพิจารณาตามลำดับขั้นอย่างเป็นระบบ
ตัวอย่างการอนุมัติ
ลาพักร้อนของพนักงาน A
✔ ลำดับ 1: หัวหน้ากะ → อนุมัติ
✔ ลำดับ 2: ผู้จัดการแผนก → อนุมัติ
✔ ลำดับ 3: HR → อนุมัติ (หลังตรวจสิทธิ์)
การทำงานของระบบวันดี
- สามารถกำหนดลำดับการอนุมัติได้หลายขั้น
- คำขอจะถูกส่งต่อไปยังลำดับถัดไป เมื่อผู้อนุมัติลำดับก่อนหน้าอนุมัติแล้ว
- คำขอจะได้รับการอนุมัติสมบูรณ์ เมื่อผ่านอนุมัติครบทุกลำดับ
หากมีหลายคนที่อนุมัติได้
หากองค์กรมีผู้ที่สามารถอนุมัติคำขอได้หลายคน และต้องการกำหนดว่าต้องได้คำยืนยันจากผู้อนุมัติกี่คน จึงจะนับว่าอนุมัติ เช่น บริษัทที่มี HR ที่สามารถตรวจสิทธ์ได้ 3 คน และต้องการให้ 2 คนยืนยันเพื่ออนุมัติ ระบบวันดีสามารถเพิ่มทั้งหมดเป็นผู้อนุมัติได้ และระบุว่าต้องใช้กี่คนในการอนุมัติ ทำให้การอนุมัติมีความยืดหยุ่น และไม่สะดุดเมื่อผู้อนุมัติบางคนไม่อยู่
ตัวอย่างการอนุมัติ
ลาป่วยของพนักงาน B
✔ ลำดับ 1: หัวหน้ากะ → อนุมัติ
✔ ลำดับ 2: HR 1-3 → อนุมัติ (โดย HR 1 & 2)
การทำงานของระบบวันดี
- สามารถเพิ่มผู้อนุมัติหลายคนในแต่ละลำดับ
- เมื่อมีผู้กดอนุมัติถึงจำนวนที่กำหนด จึงจะถือว่าผ่านลำดับนั้น
- ไม่จำเป็นต้องให้ทุกคนอนุมัติ แต่ต้องถึงจำนวนที่กำหนด
หากไม่ต้องมีผู้อนุมัติ
สำหรับคำขอบางประเภทที่อนุญาติให้ยื้นได้เอง เช่น คำขอลา WFH หรือ ลาเพื่อฝึกอบรมที่บริษัทอนุมัติแล้ว ระบบวันดีรองรับคำขอที่ไม่จำเป็นต้องมีผู้อนุมัติ และดำเนินการอนุมัติอัตโนมัติทันที ลดขั้นตอนการทำงานและประหยัดเวลา
ตัวอย่างการอนุมัติ
ลาฝึกอบรมของพนักงาน C
✔ ลำดับ 1: ไม่มี → อนุมัติ (โดยทันที)
การทำงานของระบบวันดี
- กำหนดลำดับอนุมัติของคำขอเป็น เลข 0
- ระบบจะ “อนุมัติอัตโนมัติทันที” เมื่อพนักงานกดส่งคำขอ
- สถานะเปลี่ยนเป็น “Approved” โดยไม่ต้องผ่านหัวหน้า
แจ้งเตือนผู้อนุมัติและผู้เกี่ยวข้อง
ระบบวันดีจะส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้อนุมัติทันทีที่พนักงานยื่นคำขอลา และแจ้งผลให้พนักงานและ HR ทราบทุกครั้งที่มีการอนุมัติหรือเปลี่ยนสถานะ คำขอจึงไม่ตกหล่น ไม่ต้องคอยตามงาน ทุกฝ่ายเห็นสถานะเดียวกันแบบเรียลไทม์ ทำให้กระบวนการลางานเดินต่อได้ทันที เป็นระบบ และตรวจสอบได้
การแจ้งเตือนผู้อนุมัติ
ระบบวันดีช่วยให้กระบวนการอนุมัติการลางานเป็นไปอย่างรวดเร็วและเป็นระบบ ตั้งแต่พนักงานยื่นคำขอ ระบบจะส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้อนุมัติที่เกี่ยวข้องทันที พร้อมข้อมูลสำคัญครบถ้วน ทั้งประเภทวันลา ช่วงเวลา เหตุผล และเอกสารแนบ ทำให้ผู้อนุมัติสามารถพิจารณาได้ทันทีโดยไม่ต้องสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม
การแจ้งเตือนจะเกิดขึ้นตามลำดับผู้อนุมัติ ตามที่ได้กำหนดไว้ในเงื่อนไขการอนุมัติ และเมื่อมีการอนุมัติหรือปฏิเสธ ระบบวันดีจะแจ้งผลกลับไปยังพนักงาน ลดการทวงถามและความสับสน ช่วยให้องค์กรบริหารการลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ
สำหรับวิธีใช้งานทั้งฝั่งยื่นขอลางานและฝั่งอนุมัติ โปรดอ่านได้ที่ วิธีใช้งานระบบลาออนไลน์
การแจ้งเตือนผู้เกี่ยวข้อง
หากองค์กรต้องการให้บางตำแหน่งไม่เป็นผู้อนุมัติ แต่ยังสามารถรับทราบความเคลื่อนไหวของการยื่นคำขอ ระบบวันดีรองรับการกำหนด Role พิเศษ สำหรับพนักงานที่ต้องการรับการแจ้งเตือนโดยเฉพาะ สามารถตั้งค่าให้รับแจ้งเตือนแยกตามประเภทคำขอได้ ช่วยให้ผู้ที่เกี่ยวข้องรับรู้ข้อมูลครบถ้วนโดยไม่กระทบกระบวนการอนุมัติ
แยกเงื่อนไขตามคำขอและแผนก
ระบบสามารถกำหนดเงื่อนไขการอนุมัติ ไม่ใช่แค่ให้ต่างกันสำหรับคำขอแต่ละประเภท แต่ให้แตกต่างกันสำหรับแต่ละทีมด้วย ซึ่งระบบสามารถสร้างทีมย่อยได้ไม่จำกัด ตามแผนก สาขา หรือประเภทพนักงาน เพื่อให้ตรงกับนโยบายการอนุมัติของบริษัท
ตัวอย่างการแยกเงื่อนไข
ลาพักร้อนของแต่ละทีม
✔ ทีมบัญชี – ต้องผ่านหัวหน้าบัญชี และขึ้นอีกลำดับไปถึง CFO เพื่อป้องกันไม่ให้ลาตอนช่วงยื่นงบการเงิน
✔ ทีม IT (ทั่วไป) – ต้องผ่านหัวหน้า IT และขึ้นอีกลำดับไปถึง HR เพื่อให้รับทราบข้อมูล
✔ ทีม IT (ดูแลระบบ) – ต้องผ่านหัวหน้า IT และขึ้นอีกลำดับไปถึง CMO เพื่อป้องกันระบบขัดข้องช่วงวันแคมเปญใหญ่
การทำงานของระบบวันดี
ระบบวันดีช่วยให้องค์กรตั้งค่า workflow การอนุมัติได้อย่างยืดหยุ่น โดยสามารถกำหนดเงื่อนไขแยกตาม ประเภทคำขอ และ โครงสร้างทีมงาน เพื่อให้การลางานเป็นไปตามนโยบายอย่างชัดเจนและเป็นระบบ
- สร้างทีมเพื่อแยกเงื่อนไขการอนุมัติ เช่น แยกตามแผนก/สาขา
- กำหนดเงื่อนไขอนุมัติให้กับแต่ละประเภทคำขอ
- กำหนดเงื่อนไขให้กับทั้งบริษัท ก่อนปรับแก้รายทีม
- สามารถสร้างทีมย่อยหากคนในทีมเดียวกัน มีเงื่อนไขต่างกัน
เพียงกำหนดเงื่อนไขการอนุมัติให้เรียบร้อย ทุกครั้งที่พนักงานเลือกประเภทคำขอ ระบบจะจัดเส้นทางการอนุมัติให้โดยอัตโนมัติ ลดความสับสน และเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการวันลาให้กับองค์กร
