วิธีขอลางานและอนุมัติ ในระบบลาออนไลน์วันดี

องค์กรต้องการความรวดเร็วและโปร่งใส ระบบลาออนไลน์ OneDee ช่วยให้การยื่นลา ดูโควต้าวันลา อนุมัติคำขอ ใช้งานได้ทั้งฝั่งพนักงานและหัวหน้างานผ่านมือถือ พร้อมคำนวณชั่วโมงทำงาน รายงานขาดลามาสาย และการทำเงินเดือนโดยอัตโนมัติ ลดเอกสารและความผิดพลาด

อ่านตามหัวข้อ

ข้อดีของการใช้ระบบลาออนไลน์

ระบบลาออนไลน์ของวันดี (Onedee) ถูกออกแบบมาสำหรับองค์กรที่ใช้งานง่าย แต่สามารถตอบโจทย์บริษัทที่มีโครงสร้างซับซ้อน ทำให้องค์กรทุกขนาดสามารถบริหารวันลาได้ง่ายขึ้นโดยไม่ต้องพึ่งเอกสารหรือขั้นตอนซ้ำซ้อนเหมือนเดิม ประหยัดเวลางาน HR ได้หลายชั่วโมงต่อเดือน

1. เช็คสิทธ์วันลาคงเหลือและยื่นลาง่ายๆ

พนักงานยื่นคำขอลาได้ทุกที่ทุกเวลาผ่านแอพมือถือ ดูสิทธ์วันลาคงเหลือได้โดยไม่ต้องถาม HR และสามารถแนบรูปหรือเอกสารประกอบเช่นใบรับรองแพทย์ได้

2. หัวหน้าอนุมัติไว สามารถดูปฏิทินวันลาคนในทีม

มีแจ้งเตือนทันทีเมื่อมีคำขอลางาน แถมยังมีปฏิทินให้เห็นวันหยุดและวันลาของคนในทีม ช่วยลดปัญหาลืมดู และช่วยการบริหารจำนวนพนักงาน ไม่ให้ขาดคนที่หน้างาน

3. คำนวณโควต้าวันลาคงเหลือให้อัตโนมัติ

ไม่ต้องนับมือและนั่งคำนวณอีกต่อไป ระบบจะหักวันลาคงเหลืออัตโนมัติทุกครั้งที่การลาถูกอนุมัติ สามารถ Import โควต้าวันลาจากสำหรับบริษัทที่มีการหักวันลาที่ซับซ้อน

4. สิทธ์การลาและเงื่อนไขการอนุมัติที่ยืดหยุ่น

รองรับการกำหนดโควต้าวันลาตามแผนก ตำแหน่ง อายุงาน หรือประเภทพนักงาน รวมไปถึงการแยกสิทธ์การลาและเงื่อนไขอนุมัติตามโครงสร้างองค์กร เช่นแยกตามสาขา หรือ พนักงานกะ

5. เชื่อมต่อ Payroll และตรวจเอกสารได้

นำข้อมูลการลาไปใช้คำนวณเงินเดือน เพื่อหักเงินตามขาดลามาสาย แถมเก็บเอกสารครบ ไม่หล่น ไม่หาย ตรวจสอบย้อนหลังได้ตลอด นำออกรายงานเพื่อใช้ประเมินหรือวางแผนได้

วิธีใช้งานฝั่งพนักงาน

พนักงานสามารถจัดการเรื่องวันลาได้เองผ่านระบบ เห็นสิทธ์หรือโควต้าวันลาคงเหลือจริง ปฏิทินวันหยุด และประวัติการลาทั้งหมด ทำให้รู้ทันทีว่าเหลือสิทธิ์ลาเท่าไร ลาไปแล้ววันไหนบ้าง และวางแผนลาล่วงหน้าได้อย่างมั่นใจ

ดูสิทธ์วันลาคงเหลือ

พนักงานสามารถตรวจสอบสิทธิ์การลาของตัวเองได้ทันที ไม่ว่าจะเป็นลาพักร้อน ลาป่วย หรือลากิจ ระบบวันดีจะคำนวณและอัปเดตโควต้าให้อัตโนมัติแบบเรียลไทม์ ช่วยให้วางแผนการลาได้ง่ายและแม่นยำ โดยไม่ต้องสอบถาม HR ให้เสียเวลา

ดูปฏิทินวันหยุดของบริษัท

ในหน้า Calendar พนักงานสามารถดูวันหยุดนักขัตฤกษ์ วันหยุดประจำบริษัท รวมถึงวันที่เพื่อนร่วมทีมลางานได้ในมุมมองเดียว ทำให้เห็นภาพรวมการทำงานร่วมกันได้ชัดเจน วางแผนกะหรือแบ่งงานได้ง่าย และลดปัญหาการลาช่วงเดียวกัน

ซึ่งจากหน้าจอนี้ พนักงานสามารถกดปุ่มล่างขวาเพื่อยื่นขอคำลางานผ่านแอพได้ทันที

ยื่นคำขอลางานผ่านแอพ

เมื่อถึงเวลาต้องลา เพียงเลือกประเภทการลา ระบุวันที่และเหตุผล ระบบจะแสดงสิทธิ์คงเหลือให้อัตโนมัติ พร้อมส่งคำขอไปยังผู้อนุมัติทันที และแจ้งเตือนสถานะการอนุมัติแบบเรียลไทม์ ช่วยให้ทั้งพนักงานและหัวหน้าทำงานได้รวดเร็ว โปร่งใส และไม่ตกหล่น

วิธีใช้งานฝั่งผู้อนุมัติ

ผู้อนุมัติสามารถตรวจสอบคำขอลาของทีมได้ทันทีผ่านแอพ ดูรายละเอียดและสถานะคำขอ ติดตามวันลาของทีมทั้งหมดผ่านปฏิทิน ทำให้รู้ล่วงหน้าว่าใครลาวันไหน และมีผลกระทบกับงานหรือไม่ สามารถกดอนุมัติหรือปฏิเสธได้ทันที

ตรวจเช็ควันลาของคนในทีม

ระบบวันดีจะแสดงรายชื่อพนักงานที่ลางานบนปฏิทินของทีมโดยอัตโนมัติ ช่วยให้ผู้จัดการหรือหัวหน้างานเห็นภาพรวมกำลังคนได้ชัดเจน วางแผนงานแทนกันได้ง่าย

อนุมัติหรือปฏิเสธคำขอลางาน

ผู้อนุมัติสามารถตรวจสอบคำขอลาทั้งหมดได้ในหน้ารวมเดียว เห็นรายละเอียดครบถ้วน เช่น ประเภทการลา วันที่ และเหตุผลการลา พร้อมโควต้าวันลาคงเหลือของพนักงานแต่ละคน

หลังจากตรวจสอบคำขอลา ผู้อนุมัติสามารถกด “อนุมัติ” หรือ “ปฏิเสธ” ได้ทันที พร้อมใส่เหตุผลประกอบเพื่อความชัดเจน ระบบวันดีจะบันทึกสถานะให้อัตโนมัติ และแจ้งผลกลับพนักงานทันที ทำให้ทุกขั้นตอนโปร่งใส ติดตามได้ง่าย และลดความซ้ำซ้อนของเอกสาร

การแจ้งเตือนตามลำดับ

ระบบจะส่งคำขอตามลำดับผู้อนุมัติโดยอัตโนมัติ ซึ่งรองรับหลายหลายลำดับอนุมัติ และการมีหลายผู้อนุมัติในแต่ละลำดับ สามารถตั้งเงื่อนไขแยกตามทีมและประเภทคำขอได้ บันทึกสถานะคำขออนุมัติและแจ้งผลกลับพนักงานทันที

ในกรณีที่การอนุมัติมีหลายลำดับ

องค์กรที่ต้องให้หัวหน้าหลายระดับตรวจสอบก่อนอนุมัติ เช่น ทีมที่ต้องการให้มี HR ตรวจสิทธ์การลาอีกครั้งก่อนอนุมัติ

ลาพักร้อนของพนักงาน A
✔ ลำดับ 1: หัวหน้ากะ → อนุมัติ
✔ ลำดับ 2: ผู้จัดการแผนก → อนุมัติ
✔ ลำดับ 3: HR → อนุมัติ (หลังตรวจสิทธิ์)

พอแต่ละลำดับอนุมัติ ระบบจะส่งการแจ้งเตือนไปยังลำดับถัดไป เช่น ถ้าลำดับ 2 (ผู้จัดการแผนก) กดอนุมัติ ระบบจะส่งการแจ้งเตือนต่อไปยังลำดับ 3 (HR) โดยทันทีเพื่อทำการอนุมัติในขั้นต่อไป

หากมีหลายผู้อนุมัติในแต่ละลำดับ

หากองค์กรมีผู้ที่สามารถอนุมัติคำขอได้หลายคน ระบบสามารถเพิ่มทั้งหมดเป็นผู้อนุมัติ และกำหนดว่าต้องได้คำยืนยันจากผู้อนุมัติกี่คน จึงจะนับว่าอนุมัติ เช่น บริษัทที่มี HR ที่สามารถตรวจสิทธ์ได้ 3 คน อาจต้องการเพียงให้ 2 คนยืนยันเพื่ออนุมัติ

ลาป่วยของพนักงาน B
✔ ลำดับ 1: หัวหน้ากะ → อนุมัติ
✔ ลำดับ 2: HR 1-3 → อนุมัติ (โดย HR 1 & 2)

หลังจากหัวหน้ากะอนุมัติ ระบบจะส่งแจ้งเตือนต่อไปยังลำดับ 2 หรือพนักงาน HR ทั้ง 3 คนทันที เพื่ออนุมัติในขั้นต่อไป ซึ่งทันทีที่ 2 ใน 3 คนกดอนุมัติ คำขอจะนับว่าถูกอนุมัติเรียบร้อย

หากคำขอไม่ต้องมีการอนุมัติ

เหมาะกับคำขอบางประเภทที่อนุญาติให้ยื้นได้เอง เช่น คำขอลา WFH หรือ ลาเพื่อฝึกอบรมที่บริษัทอนุมัติแล้ว

คำขอลาฝึกอบรมของพนักงาน C
✔ ลำดับ 1: ไม่มี → อนุมัติ (โดยทันที)

ในกรณีนี้จะไม่มีใครได้รับการแจ้งเตือน ยกเว้นหากมีการตั้ง Role เสริมให้เป็นผู้ได้รับการแจ้งเตือน ซึ่งสามารถกำหนดได้สำหรับทุกคำขอ

แยกได้ตามทีมและประเภทคำขอ

การกำหนด Role เสริมให้เป็นผู้ได้รับการแจ้งเตือน หรือการกำหนดเงื่อนไขอนุมัติ ไม่ว่าจะลำดับการอนุมัติหรือผู้อนุมัติของระบบวันดี สามารถแยกได้ทั้งตามทีม และตามประเภทคำขอ เช่น