แบบฟอร์มตารางการทำงาน สิ่งสำคัญขององค์กรสำหรับ HR ปี 2024

แบบฟอร์มตารางการทำงาน สิ่งสำคัญขององค์กรสำหรับ HR ปี 2024

OneDee blog

ในยุคที่การบริหารทรัพยากรมนุษย์ (HR) กลายเป็นส่วนสำคัญของความสำเร็จในองค์กรต่างๆ การมีระบบที่สามารถช่วยให้การจัดการเวลาการทำงานของพนักงานเป็นไปอย่างมีระเบียบและแม่นยำก็เป็นสิ่งที่ไม่อาจมองข้ามได้ หนึ่งในเครื่องมือที่สำคัญในการจัดการนี้คือ “แบบฟอร์มตารางการทำงาน” หรือ “ตารางกะทำงาน” ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ทั้ง HR และผู้ประกอบการสามารถติดตามการทำงานของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังช่วยในด้านการจัดสรรทรัพยากรบุคคล และการวางแผนการทำงานในองค์กรได้อย่างมีระบบอีกด้วย

ความสำคัญของตารางการทำงาน ในองค์กร

การจัดการเวลาทำงานของพนักงานเป็นส่วนสำคัญที่มีผลต่อการดำเนินงานในองค์กร การใช้ แบบฟอร์มตารางการทำงาน หรือ ตารางกะทำงาน เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการจัดระเบียบการทำงาน ทำให้สามารถตรวจสอบชั่วโมงการทำงานและผลการดำเนินงานได้อย่างถูกต้อง นอกจากนี้ยังช่วยในการลดข้อผิดพลาดจากการจัดการเวลาของพนักงาน และทำให้การคำนวณค่าแรงค่าตอบแทนต่างๆ เป็นไปอย่างแม่นยำ

องค์ประกอบที่สำคัญในแบบฟอร์มตารางการทำงาน

ในการออกแบบ ตารางการทำงาน หรือ ตารางกะทำงาน ที่เหมาะสมและสามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพในองค์กร ควรมีองค์ประกอบดังนี้:

1. วันและเวลา

  • วันและเดือน: ต้องระบุวันและเดือนที่พนักงานทำงานเพื่อให้สามารถติดตามและตรวจสอบข้อมูลได้ง่าย
  • ช่วงเวลา: สำหรับตารางการทำงานในกรณีที่มีการแบ่งเป็นกะ (Shift) ควรระบุเวลาเริ่มงานและเวลาสิ้นสุดงานในแต่ละกะอย่างชัดเจน

2. ชื่อพนักงานและตำแหน่ง

  • ต้องมีการบันทึกชื่อพนักงานและตำแหน่ง เพื่อให้สามารถตรวจสอบได้ว่าแต่ละคนทำงานในช่วงเวลาใดบ้างและในหน้าที่อะไร
  • ช่วยให้ HR หรือผู้บริหารทราบว่าแผนกใดมีการทำงานขาดหรือเกินเวลามากน้อยเพียงใด

3. กะทำงาน (Shift)

  • ประเภทกะ: การทำงานอาจแบ่งออกเป็นหลายประเภท เช่น กะเช้า, กะบ่าย, กะกลางคืน หรือกะพิเศษ ซึ่งสามารถระบุในตารางนี้ได้
  • จำนวนชั่วโมงที่ทำงาน: สำหรับแต่ละกะ ควรระบุชั่วโมงที่พนักงานทำงานจริง รวมถึงเวลาพัก (ถ้ามี) เพื่อคำนวณชั่วโมงการทำงานที่แท้จริง

4. หมายเหตุหรือข้อมูลเพิ่มเติม

  • หากมีการทำงานล่วงเวลา (OT) หรือมีการเปลี่ยนแปลงกะทำงาน ควรมีช่องให้บันทึกข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อให้ HR สามารถติดตามได้
  • หมายเหตุ: เช่น การเปลี่ยนกะงานล่วงหน้า หรือการขาดงานเพื่อเหตุผลพิเศษ

5. การอนุมัติจากหัวหน้างาน

  • ในบางกรณี ลายเซ็นของหัวหน้างาน หรือการอนุมัติในตารางการทำงานเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยให้ข้อมูลได้รับการตรวจสอบและยืนยันความถูกต้อง โดยสามารถป้องกันข้อผิดพลาดจากการบันทึกข้อมูลได้

วิธีการสร้าง ตารางกะทำงาน อย่างมืออาชีพ

การสร้าง ตารางกะทำงาน ที่มีประสิทธิภาพต้องใช้เครื่องมือที่เหมาะสมและขั้นตอนการออกแบบที่รอบคอบ เพื่อให้สามารถใช้งานได้ง่ายและตรวจสอบข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว

1. กำหนดข้อมูลที่ต้องการบันทึก

  • ก่อนที่จะเริ่มสร้าง ตารางกะทำงาน ควรกำหนดข้อมูลที่ต้องการบันทึกให้ชัดเจน เช่น ชื่อพนักงาน, วันที่ทำงาน, ช่วงเวลาการทำงาน, เวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดงาน, เวลาพัก, หมายเหตุเพิ่มเติม และการอนุมัติจากหัวหน้างาน
  • ข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้ HR สามารถติดตามและคำนวณชั่วโมงการทำงานได้อย่างแม่นยำ

2. เลือกเครื่องมือในการสร้างตาราง

การสร้าง ตารางกะทำงาน สามารถทำได้โดยใช้เครื่องมือหลายประเภท เช่น:

  • โปรแกรม Excel หรือ Google Sheets: เครื่องมือเหล่านี้มีความยืดหยุ่นสูงในการสร้างตารางที่สามารถปรับเปลี่ยนตามความต้องการ โดยสามารถใช้สูตรในการคำนวณชั่วโมงทำงานและโอทีได้อย่างง่ายดาย
  • โปรแกรม HR Management Systems (HRMS): หากองค์กรมีการใช้ซอฟต์แวร์บริหารทรัพยากรบุคคล ซอฟต์แวร์เหล่านี้มักมีฟังก์ชั่นที่ช่วยในการสร้างและจัดการตารางกะทำงาน รวมถึงการคำนวณค่าแรงและโอทีโดยอัตโนมัติ

3. ออกแบบตารางกะทำงาน

  • คอลัมน์หลัก: ควรมีคอลัมน์ที่ระบุข้อมูลสำคัญ เช่น วันที่, ชื่อพนักงาน, ประเภทกะ, เวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดงาน, เวลาพัก, ชั่วโมงทำงานรวม, หมายเหตุ, และการอนุมัติจากหัวหน้างาน
  • การคำนวณชั่วโมงทำงาน: สามารถใช้สูตรคำนวณใน Excel, Google Sheets หรือโปรแกรม HRM เพื่อหาชั่วโมงทำงานรวม เช่น คำนวณจากเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดการทำงาน รวมถึงการหักเวลาพัก
  • การใช้สีหรือไอคอน: การใช้สีหรือไอคอนเพื่อทำเครื่องหมายสิ่งที่สำคัญ เช่น การทำงานล่วงเวลา หรือการเปลี่ยนแปลงกะ ช่วยให้การตรวจสอบข้อมูลง่ายขึ้น

4. การตรวจสอบและอนุมัติ

  • หลังจากที่ตารางกะทำงานถูกสร้างขึ้นแล้ว ควรให้ หัวหน้างาน หรือ ผู้จัดการ ตรวจสอบและ อนุมัติ ตารางนั้น โดยการลงลายเซ็นหรือการยืนยันผ่านระบบออนไลน์ เพื่อยืนยันว่าข้อมูลถูกต้อง

5. การติดตามและการปรับปรุง

  • หลังจากการอนุมัติและการจัดทำตารางกะทำงานแล้ว ฝ่าย HR ควรมีระบบในการติดตามผลการทำงานและชั่วโมงการทำงานของพนักงาน เพื่อให้สามารถตรวจสอบได้ว่ามีข้อผิดพลาดหรือการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่เกิดขึ้น
  • หากพบข้อผิดพลาดหรือการเปลี่ยนแปลงในตารางกะทำงาน ควรมีการปรับปรุงและอัปเดตตารางให้ทันที เพื่อให้ข้อมูลในตารางเป็นปัจจุบันและถูกต้อง
วันที่ชื่อพนักงาน (Employee Name)ตำแหน่ง (Position)ประเภทกะ (Shift Type)เวลาเริ่มงาน (Start Time)เวลาหยุดพัก (Break Time)เวลาออกงาน (End Time)ชั่วโมงทำงานรวม (Total Hours Worked)หมายเหตุ (Notes)อนุมัติหัวหน้างาน (Supervisor Approval)
2024-11-01John Doeพนักงานขาย (Sales)กะเช้า (Morning Shift)08:00 AM12:00 PM – 01:00 PM05:00 PM8.00No OT[ลายเซ็นหัวหน้างาน]
2024-11-01Jane SmithHRกะบ่าย (Afternoon Shift)01:00 PM05:00 PM – 06:00 PM09:00 PM7.001 hour OT[ลายเซ็นหัวหน้างาน]
2024-11-02Peter Panการตลาด (Marketing)กะกลางคืน (Night Shift)09:00 PM02:00 AM – 03:00 AM06:00 AM9.00No OT[ลายเซ็นหัวหน้างาน]
2024-11-03Mary AnnITกะเช้า (Morning Shift)08:30 AM12:00 PM – 01:00 PM05:30 PM8.00No OT[ลายเซ็นหัวหน้างาน]
2024-11-04Tom Greenการเงิน (Finance)กะพิเศษ (Special Shift)07:00 AM12:00 PM – 01:00 PM04:00 PM8.00งานพิเศษ[ลายเซ็นหัวหน้างาน]
2024-11-04Susan Brownพนักงานรับโทรศัพท์ (Call Center)กะบ่าย (Afternoon Shift)01:30 PM06:00 PM – 07:00 PM10:00 PM8.5030 mins OT[ลายเซ็นหัวหน้างาน]

ประเภทตารางกะทำงาน: การจัดการกะรายสัปดาห์และรายเดือนอย่างมีประสิทธิภาพ

ประเภทตารางกะทำงาน มี 2 แบบ

ได้แก่ ตารางกะรายสัปดาห์ และ ตารางกะรายเดือน โดยแต่ละประเภทนั้นมีข้อดีและการใช้งานที่แตกต่างกัน

1. ตารางกะทำงานรายสัปดาห์ (Weekly Shift Schedule)

ตารางกะรายสัปดาห์เป็นประเภทตารางที่มีการแบ่งเวลาทำงานของพนักงานเป็นสัปดาห์ต่อสัปดาห์ โดยแต่ละพนักงานจะได้รับการหมุนเวียนกะทำงานในแต่ละวัน หรือทำงานตามเวลาที่กำหนดในแต่ละสัปดาห์ การจัดตารางกะรายสัปดาห์มีข้อดีในด้านการจัดการที่สามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความต้องการขององค์กรหรือพนักงาน

ลักษณะของตารางกะรายสัปดาห์:

  • ระยะเวลา: ทำงานในระยะเวลาหนึ่งสัปดาห์ (7 วัน)
  • การหมุนเวียนกะ: พนักงานจะทำงานในกะต่าง ๆ ตามที่กำหนด เช่น กะเช้า, กะบ่าย, หรือกะกลางคืน ซึ่งสามารถหมุนเวียนกันได้
  • จำนวนชั่วโมงทำงาน: กำหนดจำนวนชั่วโมงการทำงานที่แน่นอน เช่น 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์

ตัวอย่างตารางกะรายสัปดาห์:

วัน/สัปดาห์ชื่อพนักงานกะทำงานเวลาเริ่มต้นเวลาเสร็จสิ้นชั่วโมงทำงานหมายเหตุ
จันทร์สมชายกะเช้า06:00 น.14:00 น.8 ชั่วโมง
อังคารสมชายกะบ่าย14:00 น.22:00 น.8 ชั่วโมง
พุธสมชายกะกลางคืน22:00 น.06:00 น.8 ชั่วโมง

ข้อดีของตารางกะรายสัปดาห์:

  • การหมุนเวียนกะที่ยืดหยุ่น: การหมุนเวียนกะทำงานในแต่ละสัปดาห์ช่วยให้พนักงานสามารถปรับตัวได้ง่าย
  • สามารถวางแผนล่วงหน้าได้: ช่วยให้ HR และพนักงานสามารถวางแผนตารางเวลาได้ล่วงหน้า ทำให้การจัดการงานมีความชัดเจน
  • เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการการเปลี่ยนแปลงกะบ่อย: เช่น อุตสาหกรรมการผลิต, ธุรกิจบริการที่ต้องการให้พนักงานทำงานในหลายกะ

2. ตารางกะทำงานรายเดือน (Monthly Shift Schedule)

ตารางกะทำงานรายเดือนนั้นช่วยให้องค์กรสามารถวางแผนการทำงานของพนักงานได้ในระยะยาว โดยจะกำหนดตารางกะของพนักงานในแต่ละเดือน การจัดตารางกะในลักษณะนี้มักใช้ในองค์กรที่ต้องการรักษาความสม่ำเสมอในกะทำงานของพนักงานและไม่ต้องการให้มีการเปลี่ยนแปลงบ่อย

ลักษณะของตารางกะรายเดือน:

  • ระยะเวลา: กำหนดตารางการทำงานในระยะเวลาหนึ่งเดือน
  • การหมุนเวียนกะ: โดยทั่วไปแล้ว จะกำหนดการทำงานในแต่ละกะไว้ตลอดทั้งเดือน พนักงานอาจทำงานกะเดียวตลอดทั้งเดือน หรือมีการหมุนเวียนในบางกรณี
  • จำนวนชั่วโมงทำงาน: ตกลงในชั่วโมงการทำงานรวมตลอดทั้งเดือน เช่น 160 ชั่วโมงต่อเดือน

ตัวอย่างตารางกะรายเดือน:

วัน/เดือนชื่อพนักงานกะทำงานเวลาเริ่มต้นเวลาเสร็จสิ้นชั่วโมงทำงานหมายเหตุ
1-5 ก.ค. 2024สมชายกะเช้า06:00 น.14:00 น.40 ชั่วโมง
6-10 ก.ค. 2024สมชายกะบ่าย14:00 น.22:00 น.40 ชั่วโมง
11-15 ก.ค. 2024สมชายกะกลางคืน22:00 น.06:00 น.40 ชั่วโมง

ข้อดีของตารางกะรายเดือน:

  • การวางแผนระยะยาว: พนักงานสามารถวางแผนเวลาของตนได้ล่วงหน้าหลายสัปดาห์หรือหลายเดือน
  • คำนวณค่าแรงได้แม่นยำ: การคำนวณค่าแรงจากชั่วโมงทำงานทั้งหมดในเดือนมีความแม่นยำมากขึ้น
  • เหมาะสำหรับองค์กรที่มีตารางงานคงที่: เช่น องค์กรที่ไม่มีความต้องการเปลี่ยนแปลงกะทำงานบ่อย ๆ หรือพนักงานที่ทำงานในลักษณะเดิมตลอดทั้งเดือน

การเลือกใช้ตารางกะทำงานที่เหมาะสม

ทั้งตารางกะทำงานรายสัปดาห์และรายเดือนต่างมีข้อดีและการใช้งานที่เหมาะสมกับแต่ละประเภทขององค์กร ซึ่ง HR ควรพิจารณาจากลักษณะของงานและความต้องการของพนักงาน เพื่อเลือกใช้ตารางกะที่ตอบโจทย์การดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ

  • ตารางกะรายสัปดาห์ เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการความยืดหยุ่นในการจัดตารางกะ และสามารถปรับเปลี่ยนตามความต้องการของพนักงาน
  • ตารางกะรายเดือน เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการความคงที่และการวางแผนระยะยาวในการจัดการกะทำงาน

การเลือกประเภทของตารางกะทำงานที่เหมาะสมกับองค์กรจะช่วยให้การจัดการพนักงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ลดปัญหาการขาดแคลนหรือการทำงานเกินเวลา และส่งผลต่อการพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานของทีมได้อย่างยั่งยืน

ดาวน์โหลดตารางกะทำงาน แบบฟอร์มตารางการทำงาน จาก OneDee ได้เลย

เลือกใช้ OneDee วันนี้ ทดลองใช้ฟรี! พร้อมรับประโยชน์มากมายสำหรับ HR ด้วยฟังก์ชั่นที่หลากหลายครบในระบบเดียว เช่น ระบบเงินเดือน, ระบบจัดกะตารางงาน, ระบบลงเวลาทำงาน, ระบบแบบฟอร์มคำขอ, ระบบลางาน, ระบบแชทคุยงาน, ระบบมอบหมายงาน, ปฏิทินวันหยุด

บทความอื่นๆ

สลิปเงินเดือน เอกสารสำคัญที่พนักงานและ HR ต้องเข้าใจ 2024

สลิปเงินเดือน เอกสารสำคัญที่พนักงานและ HR ต้องเข้าใจ 2024

ในทุกองค์กร การจ่ายเงินเดือนเป็นกระบวนการที่สำคัญและต้องดำเนินการด้วยความถูกต้องและโปร่งใส "สลิปเงินเดือน"...

อ่านเพิ่มเติม
หนังสือรับรองเงินเดือน เอกสารสำคัญที่ HR ไม่ควรมองข้าม

หนังสือรับรองเงินเดือน เอกสารสำคัญที่ HR ไม่ควรมองข้าม

หนังสือรับรองเงินเดือนคืออะไร?ตัวอย่างการใช้งานความสำคัญของหนังสือรับรองเงินเดือนข้อมูลที่ควรมีในหนังสือรับรองเงินเดือน1....

อ่านเพิ่มเติม
Share This